Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Понятие электронного документа и оценка его юридической силы. Правовой режим документооборота, принципы и этапы его автоматизации, используемое оборудование и приемы. Электронно-цифровая подпись электронного документа. Процедуры разрешения конфликтов.
контрольная работа , добавлен 14.03.2014
Определение понятий электронного документооборота, документа и цифровой подписи, проблемы их безопасного использования. Принципы функционирования, преимущества и недостатки, признание юридической силы электронных документов по сравнению с бумажными.
реферат , добавлен 05.02.2012
В работе рассмотрена судебная система, действовавшая на территории Украины - в особенности, земские суды. Земский суд рассматривал гражданские дела, его канцелярия имела так называемое право придания юридической силы разным документам.
реферат , добавлен 13.12.2005
Юридическая психология. Сущность теоретических подходов в юридической психологии. Принцип объективности. Личностный и деятельностный подходы в психологии. Системный подход в юридической психологии. Другие теоретические подходы в юридической психологии.
курсовая работа , добавлен 02.10.2008
Понятия и сущность юридической ответственности. Охранительные правоотношения в системе общественных отношений. Подходы к пониманию юридической ответственности. Признаки, принципы, функции юридической ответственности. Проблема позитивной ответственности.
курсовая работа , добавлен 12.11.2010
Порядок предоставления оплачиваемого отпуска на время студенческой сессии. Удовлетворение требования об уплате гонорара. Понятие формы (источника) права как способ придания официальной юридической силы правилу поведения, ее внешнее официальное выражение.
реферат , добавлен 12.12.2016
Понятие, признаки и сущность юридической ответственности. Обстоятельства, исключающие юридическую ответственность. Основание освобождения от юридической ответственности. Презумпция невиновности. Реализация юридической ответственности ОВД.
курсовая работа , добавлен 09.02.2007
Одна из целей документационного обеспечения управления – доказательность деятельности организации. Только для того, чтобы при случае аргументировать какое-то действие или решение, доказать какое-либо событие в жизни компании, и ведется делопроизводство. Но далеко не всякий документ может стать доказательством, а только тот из них, что имеет так называемую юридическую силу. Что такое юридическая сила документа и как ее достичь, разбираемся в статье.
Юридическая сила документа
Юридическая сила документа: свойство официального документа вызывать правовые последствия. Такое определение дает .
Другими словами, юридически значимый документ может быть представлен в суд в качестве доказательства, может быть приложен к договору, представлен при любой проверке. Теперь посмотрим, как отличить документы, которые имеют юридическую силу, от тех, что ее не имеют.
Реквизиты, придающие юридическую силу
Главными реквизитами («первого порядка»), которые придают документу юридическую силу, являются подпись и .
Подписывать любой документ имеет право только должностное лицо, которое имеет на это полномочия. Так, например, генеральный директор может подписать любой документ в своей компании. Директор по персоналу может подписывать все или некоторые документы по личному составу, но только в том случае, если у него есть доверенность на это. А доверенность выдается и подписывается тем же генеральным директором. Начальник управления может подписывать, например, указания, которые распространяются только на его управление. Но право на это вновь дано ему первым лицом компании. То же касается и утверждения.
На одном документе может быть оформлена либо подпись, либо гриф утверждения.
Реквизит «второго порядка», от которого тоже может зависеть юридическая сила документа, это регистрационные данные документа ( , ). Сюда же можно отнести бланк документа, который сам хоть и не является реквизитом, зато объединяет на себе сразу несколько. При этом, пожалуйста, обратите внимание: без подписи/грифа утверждения документ, хоть и зарегистрированный и напечатанный на бланке, никакой юридической силы иметь не будет.
Юридическая сила копии документа
Сама по себе никакой юридической силой не обладает. Все меняется, если на копии оформить отметку о заверении. Отметка означает, что именно эта копия абсолютно равнозначна оригиналу, причем есть конкретный человек, который несет за это ответственность – он и расписывается в отметке.
Юридическая сила электронного документа
Однозначно и непоколебимо электронный документ имеет юридическую силу только в одном случае: если он подписан усиленной квалифицированной подписью должностного лица. Эти подписи регистрируются в специально уполномоченных центрах сертификации.
На уровне организации можно, издав соответствующий локальный нормативный акт, установить, что юридическую силу имеет действие, совершенное с аккаунта работника. Например, если работник принимает в работу задачу в СЭД, предварительно войдя в систему под своим логином и паролем. Но это только внутри компании: во внешней среде вряд ли удастся доказать, что именно это действие совершил именно этот человек.
Делаем вывод: юридическую силу имеют только оригиналы бумажных документов и их заверенные копии, а также электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью.
Однако этот закон имеет узкую направленность: он сконцентрирован на юридической силе ЭП в документах и приравнивает ее к собственноручной. При этом общего законодательного акта, который регулировал бы ЭД, в нашей стране пока нет. В документообороте используется так много видов документов, что прописать каждый из них в законе весьма проблематично. Потому на сегодняшний день цифровой документооборот регулируется косвенно, с помощью нескольких различных законодательных актов. Один из них – Гражданский кодекс РФ, в частности, статья 160. Она предусматривает возможность подписывать документы не только собственноручной подписью, но и любой другой, которая предусмотрена российским законодательством, в том числе и электронно-цифровой. Юридическая сила бумажного и электронного документов на сегодняшний день признается равной только в тех случаях, когда соблюдены все необходимые реквизиты.
Придание юридической силы документам на электронных носителях
Одним из основополагающих моментов использования электронной цифровой подписи является подтверждение принадлежности открытого ключа ЭЦП конкретному лицу посредством выдачи сертификата ключа подписи, который должен содержать: уникальный регистрационный номер сертификата ключа подписи, даты начала и окончания срока действия сертификата ключа подписи, находящегося в реестре удостоверяющего центра; фамилия, имя и отчество владельца сертификата ключа подписи; открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование средств электронной цифровой подписи, с которыми используется данный открытый ключ электронной цифровой подписи; наименование и место нахождения удостоверяющего центра выдавшего сертификат ключа подписи; сведенья об отношениях, при осуществлении которых электронный документ с электронной цифровой подписью будет иметь юридическое значение.
Придание электронному документу юридической силы
Внимание
Июл 2010 09:19 В последнее время все больше организаций переходят на электронные системы документооборота. И некоторые хотят полностью убрать оформление документов на бумажном носителе из практики. Составив документ, мы нередко забываем про него до проверки, отчетности либо конфликта, в котором этот документ используется в качестве доказательства.
Конфликты в трудовых отношениях чаще всего разрешаются в суде. И как же обстоит дело в этом случае с электронными документами? Доказательствами по делу в соответствии со ст. 55 ГПК РФ являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела.
Особенности хранения, защиты и придания юридической силы электронным документам
Например, Гражданско-процессуальный кодекс делает оговорку, что в качестве доказательств по разбирательствам берутся и цифровые, но требуется их проверка на подлинность. И здесь может возникнуть проблема с установкой личности отправителя. Поэтому двухстороннее соглашение с организацией, с которой ведется электронная переписка, в данном случае было бы очень желательной мерой.
к содержанию Практические рекомендации Во избежание судебных разбирательств рекомендуется ведение журнала регистрации корреспонденции, факсов и электронных писем. Это не обязательно, но будет служить дополнительной гарантией прохождения того или иного сообщения. Кроме того, в некоторых организациях применяют смешанную форму документооборота, при которой подписанные бумаги хранятся в архиве, а в работе применяется их оцифрованная версия.
Такой подход надежно защитит вашу организацию от различных юридических казусов.
Юридическая сила электронного документа и его обязательные атрибуты
Кроме того, должным образом не может быть обеспечена конфиденциальность передаваемой информации. Поэтому, имеют ли электронные документы юридическую силу, можно определить по ряду моментов:
- наличие электронно-цифровой подписи, которая получена в установленном законодательством порядке;
- применение электронно-цифровой подписи только сертифицированными средствами телекоммуникаций;
- наличие соглашения между сторонами о применении электронно-цифровой подписи или регламента, в котором прописаны порядок ведения ЭД и применения электронно-цифровой подписи.
Только при соблюдении этих условий можно гарантировать юридическую силу электронного документооборота. к содержанию Частные случаи Не секрет, что значительная часть переписки между коллегами или клиентами осуществляется путем обмена сообщениями по e-mail.
33.. придание юридической силы документам на машинном носителе
Электронный документооборот в России регламентируют:
- федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
- федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
- приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.
Что придает электронному документу юридическую силу? Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы. Формализованные документы К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов.
Юридическая сила электронного документа
Несомненно, пройдет некоторое время, прежде чем электронная подпись станет широко использоваться при обмене документами между организациями. Но ничто не мешает быстрому внедрению ЭЦП, а соответственно и электронных документов внутри организаций. На самом деле понятие электронной подписи как аналога обычной подписи в законодательстве уже существовало.
Важно
Такая ситуация позволяла использовать электронную подпись при условии, если подписан договор между сторонами, оговаривающий все условия применения ЭЦП. Благодаря этому в российской практике существуют примеры реального использования ЭЦП, например, в межбанковском обмене. Если же определенные потенциальные правовые коллизии все-таки вызывают беспокойство, можно пойти по компромиссному пути.
Электронные документы, которые имеют правовые последствия, можно сопровождать бумажными копиями с «реальной подписью».
Понятие электронного документа, его юридическая сила
Электронный обмен данными — это реальность, с которой сегодня сталкивается практически каждый человек. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде. Применение системы автоматизации документооборота — важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е.
руководителей организаций. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
Повышение уникальности
Реквизиты, определяющие юридическую силу Правовое регулирование деятельности с электронными документами обеспечивается за следующих реквизитов. Читайте также
- наименование вида документа (кроме писем);
- порядковый номер;
- наименование организации,
- дата регистрации;
- место разработки и подписания;
- электронно-цифровая подпись (на бумажном носителе – это обычная подпись).
Они же придают юридическую силу и документу и на бумажном носителе. Получить электронно-цифровую подпись можно только в удостоверяющем центре, который зарегистрирован в УФО.
Такая подпись эквивалентна собственноручной и обладает аналогичной юридической силой. к содержанию Защита корреспонденции Сам по себе отчет, заявка или распоряжение в электронном виде юридической силы не имеет, так как нет гарантии, что в процессе обработки документ не будет изменен.
Электронные документы как доказательства
Проблема использования электронных документов в судебном процессе не так уж и нова, в первый раз она была рассмотрена в 1979 г. в Инструктивных указаниях Госарбитража СССР N И-1-4 «Об использовании в качестве доказательств по арбитражным делам документов, подготовленных с помощью электронно-вычислительной техники». И с изданием первого же регулирующего этот вопрос нормативного акта, в его п. 1, возникла до сих пор не решенная проблема определения подлинника и копии электронного документа. Там сказано, что если для разрешения спора требуется подлинник документа, то суду должен быть представлен первый экземпляр. Таким образом, речь шла о предоставлении в суде компьютера, на котором файл создавался. Эта странность происходит из-за основной разницы между письменными доказательствами и электронными.
Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу (ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
В различных организациях, при разработке какого либо проекта или во время производственного процесса сотрудники проводят между собой переписку. Очень часто, производственная переписка содержит довольно важную информацию, так как сотрудники в ней описывают количество и качество выполненной работы или пишут, как её следует выполнять. Поэтому такие переписки должны иметь юридическую силу.
Это довольно кропотливый процесс, так как придание документам юридической силы требует соблюдения некоторых правил. Самым главным правилом является соблюдение действующих норм законодательства работодателем. Кстати именно он должен создавать внутреннюю переписку. Также работодатель, должен знать и, естественно, соблюдать правила оформления документов, необходимых для создания внутренней переписки. В обязанности работодателя также входит ознакомление работников со всеми документами переписки. Некоторые правила составления переписки касаются работников фирмы. Например, работник не может издавать документ, который находится не в его компетенции.
Для того, чтобы переписка приобрела юридическую силу, следует собрать определённую совокупность реквизитов:
1. Должен быть указан автор документов. Например, наименование организации, в которой происходит внутренняя переписка, соответственно должна указываться ведомственная принадлежность или может указываться определённая организационно-правовая форма. Для того, чтобы избежать лишних неприятностей рекомендуется печатать документ, используя фирменный бланк. Некоторые документы о внутренней переписке требуют указания города, в котором документ был составлен.
2. В документе должно быть указано название, приказ и т.д.
3. В теле документа указывается несколько дат: дата, когда документ был создан, дата его утверждения и дата вступления в силу.
4. Юридический документ должен иметь регистрационный номер. Он должен соответствовать с системой регистрации компании.
5. Текст документа должен точно раскрывать суть его названия. Это один из определяющих факторов создания юридического документа.
6. Документ должен подтверждаться подписью руководителя компании или ответственного за создание данного документа лица. Подпись может быть поставлена различными способами. Например, прямая подпись. Она чаще всего используется при подписании различных приказов, дополнительно указывается должность и расшифровка лица, которое подписывает документ. Также подпись может быть поставлена в виде грифа утверждения. Сам гриф ставится в верхней правой части документа. Косвенный гриф - ещё одна форме проставления подписи. Такой гриф обычно ставится при утверждении, каким либо приказом. На заявление работника подпись руководителя может ставиться в виде резолюции начальника. Такая резолюция состоит из четырёх частей: 1) получатель этой резолюции; 2) Описание распоряжения или указа; 3) подпись руководителя; 4) дата окончания резолюции. Резолюция может ставиться как в верхнем правом углу документа, так и в любой его части прописными буквами.
7. Есть документы, которые не могут обрести юридическую силу без виз согласования. Визы являются одним из самых сложных реквизитов, то есть их непросто составить. Среди виз могут быть: 1) виза согласования различных разногласий с профсоюзным органом; 2) При составлении многих документов учитывается мнение представительского органа. 3) Все составленные документы в первую очередь согласуются с юристом предприятия и главным бухгалтером. Документы, которые требуют согласования различных особей, определяются нормами нынешнего законодательства и различными нормами, принятыми в самого предприятия (если они есть). Нормы предприятия - это различные инструкции или положения по отношению к отделам организации. Виза документального согласования может быть составлена в различных видах. Может присутствовать ссылка на документ, который подтверждает согласование между сторонами. В таком случае сам гриф согласования обычно расположен в нижнем левом углу. Также может присутствовать формулировка или ссылка на неё, которая доказывает согласование (должны быть указаны должности лиц, которые пришли к соглашению, а также их подписи и расшифровки). В конце должна быть указана дата согласования. Такая виза может быть расположена на любом свободном месте документа.
8. Такой реквизит как виза ознакомления должен в себя включать все кадровые приказы и другие требующиеся документы. С ними следует ознакомить всех работников так или иначе участвующих в производственной переписке. В реквизите должна быть поставлена дата ознакомления сотрудников с реквизитом. Сама виза должна быть проставлена в нижней, заключающей части или в середине, слева документа. Для этого Госкомстат разработал специальные формы. При помощи этих форм документ обретает юридическую силу, если содержит все необходимые реквизиты. Это облегчает работу действующих над документом юристов и делает документ более понятным для далёкого от юридических дел работника.
Для придания юридической силы документам внутренней переписки, следует учесть, какие задачи решает сама переписка.
1. Информирует стороны о проведенной работе, фиксирует предложения и пожелания одной из работающих над проектом сторон относительно качества и скорости работы.
2. Является одним из самых важных звеньев в процессе увольнения или оформления отпуска, перевода рабочего на другое место работы.
3. При возникновении трудового спора, производственная переписка может стать тем документом, который поможет разрешить этот спор.
Для того, чтобы внутренняя переписка выполняла все задачи, перечисленные выше, следует соблюсти такие правила, как:
1. Документ следует правильно оформить с присутствием всех необходимых для переписки реквизитов.
2. Получатель данного документа должен дать согласие на его исполнение. Обычно согласие официально может быть подтверждено в виде резолюции.
3. Документу должны присвоить регистрационный номер, который должен быть в специальном журнале слежения за входящими и исходящими документами.
4. На протяжении даты исполнения документа, он должен храниться в надёжном месте (например, в сейфе компании).
В основном во внутренней переписке работника содержатся различные заявления, служебные записки, а во внутренней переписке работодателя с подчинённым - различные уведомления о работе и не только. Документы производственной переписки юридически оформляются, если ведётся переписка между работниками, работником и начальником и между начальниками различных отделов производства. Как правило, чаще всего обмениваются официальными сообщениями работники с работниками.
В настоящее время технологии пошли далеко вперёд и если лет 15 назад обменивались сообщениями, написанными на бумаге, то сейчас это делают при помощи электронной почты. Этот способ позволяет мгновенно доставить сообщение работнику находящемуся далеко от вас, но у него также есть свои недостатки. Сложно доказать, что данное сообщение написал именно этот работник, а никто другой. Даже, если ввести систему паролей сложно точно определить, что никто, кроме самого работника не знает этого пароля. Поэтому, если вы предполагаете, что в предприятии может возникнуть или уже возник конфликт, пишите документ на бумаге и заверяйте своей подписью, так будет, намного надёжней. Также, не помешало бы зарегистрировать ваш документ через человека, который регистрирует все документы компании.
Если же вы всё-таки пользуетесь электронной почтой, работник, получивший ваше сообщение, должен распечатать данный документ и зарегистрировать его. Также, необходимо разработать в компании специальный метод регулярной проверки электронной почты. В этом случае переписка будет включать в себя два основных преимущества: быструю отправку и получение сообщений, а также высокую надёжность в случае конфликта. Это вам будет только на руку.
Заявления и уведомления являются наиболее значимыми документами для защиты прав работодателя при разрешении различных конфликтов. Поэтому рассмотрим способы придания им юридической силы. Правила оформления очень важны при этом процессе.
Обычно в различных организациях при приёме на работу используют специальные бланки, которые работник должен заполнить от руки. После заполнения в правом нижнем углу работник ставит число подачи заявления и подпись. Заявление также может быть распечатано на компьютере, человек, принимаемый на работу должен только подписать это заявление и приступить к работе. В принципе такое оформление довольно законно, но некоторые суды его воспринимают как давление на работника. Поэтому лучше писать заявление от руки, это позволит вам избежать некоторых неприятностей в случае конфликта. Желательно, чтобы при оформлении документов присутствовали необходимые реквизиты, иначе документ не вступит в юридическую силу.
1. Для начала надо указать к какому типу документов принадлежит этот документ. В данном случае в названии документа следует написать «Заявление».
3. Потом пишется составитель заявления. Также как и в адресате, вы пишите своё ФИО и должность.
4. После того как вы описали адресата и составителя, пишите само тело заявления (текст).
5. По окончании написания текста составитель ставит свою подпись и дату написания заявления.
6. Обычно после подписи составителя ставится подпись соглашения, то есть руководитель, который принимает вас на работу, подписывает документ. Это необязательно и всё зависит от отношения предприятия к данному вопросу. Поэтому не бойтесь, что вас не взяли на работу, когда подписи руководителя нет.
7. Далее после решения всех вопросов, заявление регистрируется в журнале регистрации входящей документации уполномоченным лицом, которое проставляет регистрационный номер документа, дату его принятия и свою подпись. Это обязательная процедура, так как без неё документ не может прийти в действие. Уполномоченным лицом организации чаще всего является личный секретарь работодателя.
8. Нужно составить резолюцию лица, которому адресуется заявление и который может решить этот вопрос. Резолюция должна состоять из подписи, даты её составления и решение по вопросу заявления с указанием всех данных о человеке, которого это касается.
9. После того как заявление будет выполнено, руководитель предприятия ставит на нём пометки о его выполнении. Они ставятся в любом свободном месте письма. Также руководитель может поставить метки дела, в котором лежит ваше заявление.
Уведомления также являются неотъемлемой частью документов, необходимых для нормальной работы предприятия. Работодатель при помощи уведомления информирует работника о предстоящих изменениях. Это может быть сокращение штатов, очередной отпуск, будущие изменения трудового договора и т. д.
Официальные уведомления следует писать на бумаге, так как это предусматривает трудовое законодательство. Работник при получении уведомления расписывается на самом документе. Именно таким должен быть трудовой порядок каждого предприятия, когда никакой из судов не сможет придраться к оформлению документов.
Для большей уверенности я вам приведу некоторые выписки из Трудового кодекса, которые подтверждают наличие только письменной формы уведомления. Статья 74 подразумевает под собой изменение условий работы работодателем. Работник при этом имеет полное право отказаться от работы или предложить работодателю новые условия работы. Если работник отказывается от работы, работодатель должен ему предложить новые условия работы. Также работодатель обязан перед изменением условий работы предоставить работнику предварительное письмо с уведомлением.
Статья 79. В этой статье говорится о прекращении срока трудового договора. Срочный трудовой договор прекращает своё действие, если срок этого договора истёк. При этом работник должен получить за три дня уведомление о увольнении в связи с окончанием сроком запланированной работы. Работодатель имеет право продлить срок работы данного работника только в тех случаях, когда работник не против продолжения сотрудничества с работодателем.
Статья 123 говорит о получении ежегодного отпуска. Работник имеет право получать ежегодный отпуск на предприятии. При этом работодатель должен известить работника о начале отпуска за две недели до его начала. Работнику передаётся под расписку письмо с уведомлением. начало и окончание отпуска зависит от ежегодного графика отпусков. Работник имеет право отказаться от отпуска или перенести его на любое доступное для предприятия время. Если работник отказался от ежегодного отпуска, ему добавляют количество дней с этого отпуска на следующий.
Статья 180 описывает компенсацию, которую предоставляет организация, принимающая работника на постоянную работу, в случае резкого сокращения штатов или при банкротстве фирмы или при других неожиданных обстоятельствах. При сокращении штатов, работник должен быть уведомлён об увольнении за два месяца. Этот срок даётся для того, чтобы работник смог найти работу по специальности. Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления. Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке. Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться. Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях.
Уведомление должно иметь реквизиты сходные с теми, что должны быть в любом кадровом документе. Далее мы рассмотрим систему регистрации документов, которые относятся к внутренней переписке.
Система регистрации документов позволяет успешно защищаться работодателю в случае производственных передряг. Чем лучше и проще построена система регистрации, тем легче будет работодателю отстоять свои права. В таких случаях лучше лишний раз перестраховаться.
Обычно система регистрации документов используется в следующих случаях:
1. Проверка наличия документов и контроль их передвижения.
2. При помощи системы регистрации предприятие имеет возможность придать любому зарегистрированному документу юридическую силу.
3. Регистрация позволяет достичь оптимальной скорости документооборота.
4. При возникновении какого либо производственного конфликта, журнальная система регистрации позволит подтвердить создание документа в нужную дату.
От направления деятельности предприятия зависит количество журналов регистрационной системы, которые выполняют функцию регистрации документов. Для того, чтобы журналы регистрации могли подтвердить дату создания документа, то есть чтобы журнал доказывал, что документ не мог быть вписан в регистрацию позднее следует соблюсти некоторые правила.
1. Журнал должен иметь крепкую обложку, чтобы какое либо происшествие не могло повредить ценной информации.
2. Для доказательства, что из журнала не могли выдернуть лист или вставить дополнительный, следует заводить журнал с клеевой обложкой. Также не мешало бы для дополнительной безопасности пронумеровать страницы.
3. При создании журнала следует создать заверительную запись. В эту запись включается: название журнала и его предназначение, количество страниц (следует написать сначала цифрами, а затем прописными буквами), дату оформления и подпись руководителя предприятия. Заверительная запись клеится на задней странице регистрационного журнала, а также на передней обложке.
4. Журнал должен быть с печатью юриста компании и подписью руководителя.
Внутренний вид журнала разрабатывается компанией, так как нет никаких законных оснований присваивать журналам для внутренней переписки каких либо специальных форм.
Когда по материалам дела нужно решать какие либо задачи, необходимые производству, работникам отдают копию документа. Это делается с целью обезопасить документ от случайной или специальной порчи. Оригинал документа обычно даётся только начальникам отдела, и то далеко не всегда. Обычно же оригинал лежит в сейфе в кабинете директора.
Копии документа делятся на два вида: факсимильные и свободные. Факсимильная копия полностью повторяет документ, содержит все реквизиты, особенности расположения реквизитов в документе. Свободная копия создаётся при помощи пишущих машин фирмы или компьютеров. Она не настолько точно отображает документ, но полностью передаёт суть информации, содержащейся в документе. Обычно свободная копия отличается от оригинала тем, что не повторяет его форму.
Работник, который берёт для какой либо цели копию документа, заверяет его. При этом на него накладывается ответственность за сохранность документа. Чтобы быть уверенным, что копия полностью отображает информацию подлинника человек, берущий её, внимательно изучает, проставляет слово верно и подписывает копию на признак получения. Обычно копия подписывается в свободном углу, где нет каких либо записей. Если же документ предоставляется другим организациям, на его копиях ставится печать организации, в которую он передаётся. Также существует такой вид копии как дубликат. Он отличается от обычной копии те, что обладает такими же юридическими свойствами, как и оригинал. Дубликат очень полезен при обращении в суд, так как при его передаче оригинал лежит у вас на столе и вы не беспокоитесь за его сохранность. Не забывайте, что суды имеют тенденцию время от времени терять документы, поэтому лучше не рискуйте, особенно если документы важные.
Юридическая сила -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридической силы (например, нет подписи или даты). Если же в нем не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведет лишь к определенным трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическое значение.
Обязательными реквизитами, обеспечивающими юридическую силу документов, являются:
наименование организации (должностного лица) -- автора документа;
наименование вида документа; дата документа;
регистрационный номер;
гриф утверждения документа;
текст; подпись;
Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Должностное лицо, проставляя подпись в документе, берет на себя ответственность: за достоверность документа; за все возможные последствия исполнения (введения в действие) документа. Право подписи предоставляется определенным лицам и может быть закреплено: в уставе предприятия; в положении о предприятии (о структурном подразделении); в инструкции по делопроизводству; в должностной инструкции работника; в приказе о распределении обязанностей. Документы организации подписывает директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. По ряду вопросов правом подписи могут обладать другие работники, например ведущие специалисты предприятия. Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости -- на других экземплярах, например при заключении договора.
Дата документа -- один из важнейших реквизитов документа. Отсутствие даты на документе делает его недействительным.
Печать -- юридически значимый реквизит и применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (или финансовых) документах.
Печать свидетельствует: о подлинности документа о принадлежности документа к указанной на печати организации. Печать проставляется на документах, издание которых влечет за собой:
- - какие-либо правовые последствия, например создание, реорганизацию предприятия;
- - материальные последствия, например передачу материальных ценностей, удостоверение права организации или отдельного лица на что - либо.
Гриф утверждения -- некоторые документы приобретают юридическую силу только с момента их утверждения руководителем или вышестоящим органом. Гриф утверждения - это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Обязательному утверждению подлежат: уставы, положения о предприятиях (филиалах); штатные расписания; акты проверок, акты приема-передачи; должностные инструкции; сметы, бизнес-планы, отчеты ит. п.
Регистрационный номер является дополнительной гарантией подлинности документа. Он свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом предприятия. Для придания юридической силы электронному документу используется электронная цифровая подпись. Электронный документ признается юридически значимым только при положительном результате проверки подлинности электронной цифровой подписи.
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) -- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. ЭЦП в электронном документе равнозначна собственноручной подписи в документе на бумажном носителе при соблюдении следующих условий:
- - сертификат ключа подписи, выданный удостоверяющим центром, действует в момент подписания электронного документа; подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;
- - электронная цифровая подпись используется в соответствии ее сведениями, указанными в сертификате ключа подписи. Благодаря этой технологии получается электронный документ: имеющий юридическую силу; подтверждающий авторство документа; подтверждающий отсутствие искажения информации в документе. Для того чтобы копия бумажного документа имела юридическую силу подлинника, ее необходимо заверить в установленном порядке. С этой целью проставляется реквизит "отметка о заверении копии", который содержит: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; его подпись; дату заверения;
- - печать (для наиболее важных или внешних документов). Заверение проводится самим предприятием или при необходимости нотариусом.
В соответствии с нормативными правовыми актами или по соглашению сторон бумажный документ, имеющий печать, при преобразовании в электронный документ может заверяться электронной цифровой подписью должностного лица. Предприятиям разрешается заверять:
- - копии документов, представляемых гражданами при приеме на работу, учебу;
- - копии документов для решения социальных проблем работников. На предприятии копии заверяются: руководителем организации; должностным лицом (начальником отдела кадров).