В каждом хозяйстве должен быть обеспечен постоянный контроль за сохранностью имеющихся товарно-материальных ценностей. Важным приемом такого контроля является инвентаризация, которая позволяет контролировать как сохранность собственности предприятий, так и правильность ведения бухгалтерского учета. При инвентаризации материальных ценностей проверяют наличие продукции и производственных запасов на определенную дату путем пересчета, взвешивания, определения их объема и сопоставления полученных фактических данных с данными бухгалтерского учета.
Проведение инвентаризации
Инвентаризация может быть частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, и полная, когда проверкой охватываются все ценности в хозяйстве в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета в сроки, установленные специальной инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации сельскохозяйственные предприятия проверяют наличие остатков в натуре в течение года. Так, нефтепродукты проверяют ежемесячно, остатки кормов, семян, минеральных удобрений - на 1 июля и на 1 декабря, остатки кожевенного сырья - ежеквартально и т. д. Могут быть и внеплановые проверки.
Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Результаты проверки оформляются инвентаризационными описями и соответствующими актами. Руководители
предприятий обязаны лично рассматривать материалы инвентаризации не позднее чем в 10-дневный срок после ее окончания и принимать соответствующие решения по ее результатам.
Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. При этом составляют бухгалтерскую запись:
дебет счетов учета соответствующих материальных ценностей 43,41,10
кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".
Учет недостач и потерь от порчи ценностей
Недостачи товарно-материальных ценностей, а также потери от порчи ценностей относят на дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с кредита соответствующих материальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на дебет счета 94 соответствующие суммы (признанные материально ответственными лицами или присужденные судом) относят с кредита счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 3 "Предстоящие поступления задолженности по недостачам, выявленным за прошлые годы". Недостающую продукцию текущего года списывают по плановой себестоимости (без последующей корректировки до фактической), а сельскохозяйственную продукцию урожая прошлого года и покупные товарно-материальные ценности - по балансовой стоимости. В дальнейшем после принятия решения о списании потерь и недостач их списывают с кредита счета 94 в установленном порядке.
Недостачи сельскохозяйственной продукции, семян и кормов в пределах норм естественной убыли (биологические потери при хранении) списывают путем распределения (пропорционально списанному количеству) по основным направлениям расхода продукции, семян и кормов: использованных на производство - на субсчета 20-1, 20-2 и счет 23; отпущенных в переработку - 20-3, реализованных - на счет 90 и т. д., на остаток - на счета 43 и 10. Недостачу и порчу товарно-материальных ценностей сверх норм естественной убыли в тех случаях, когда конкретные виновники недостач и потерь не выявлены или во взыскании которых отказано судом, списывают на дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы".
Недостачу и порчу ценностей сверх норм естественной убыли в суммах, относимых на счет виновных лиц, списывают со счета 94 на дебет счета 73, субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". Порядок взыскания этих сумм рассмотрен в предыдущей главе. Недостачи и потери материальных ценностей, возникшие вследствие стихийных бедствий, списывают на счет 99 "Прибыли и убытки", а застрахованных - на счет 76, субсчет 1 "Расчеты по имущественному и личному страхованию".
Отражение в регистрах
Недостачи, хищения и порчу материальных ценностей по счету 94 учитывают в ведомости № 54-АПК аналитического учета недостач и потерь. В графах по дебету счета 94 отражают раздельно суммы выявленных недостач и хищений, потерь от порчи и повреждений материальных ценностей. В отдельных графах ведомости № 54-АПК отражают суммы списаний с кредита счета 94 по назначению: на виновных лиц, на затраты производства и т. д. Записи в ведомости ведут по лицам, допустившим порчу или недостачу материальных ценностей. На каждое лицо и вид материальных ценностей, по которым выявлены недостачи, отводится отдельная строка.
Таким образом, в ведомости находят отражение все выявленные в хозяйстве недостачи материальных ценностей по материально ответственным лицам и видам материальных ценностей, причинам возникновения и направлениям списания. Итоги оборотов по кредиту в целом и по корреспондирующим счетам из ведомости № 54-АПК ежемесячно переносят в журнал-ордер Ni 10-АПК, откуда после сверки оборотов они будут записаны в Главную книгу.
Учет переоценки товарно-материальных ценностей
Общие положения
В связи с изменением реальной оценки товарно-материальных ценностей организация проводит их переоценку. Бели
раньше для этих целей применяли счет 14 "Переоценка товарно-материальных ценностей" и переоценка проводилась по специальным постановлениям правительственных органов, в связи с чем счет 14 применялся очень редко, то после утверждения Положения по бухгалтерскому учету "Доходы организации" и (ПБУ-9) и Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" (ПБУ-10) ситуация резко изменилась. Согласно этим стандартам учета суммы дооценки и уценки оборотных активов рассматриваются в качестве прочих финансовых результатов и включаются в состав операционных доходов и расходов, учитываемых по новому плану счетов на счете 91 "Прочие доходы и расходы". При этом для отнесения сумм на данный счет никаких разрешений от вышестоящих, тем более правительственных органов, не требуется. В связи с этим счет 14 "Переоценка товарно-материальных ценностей" в новом плане счетов был ликвидирован, а суммы переоценки отражаются в общем порядке как получение прочих доходов и расходов.
Порядок отражения переоценки
Если организация проводит переоценку товарно-материальных ценностей, то по мере выявления ее результатов и утверждения их руководителем организации суммы переоценки списываются на дебет счета 91 (в случае уценки материалов) или на кредит счета 91 в случае дооценки. Соответственно делаются бухгалтерские записи: дебет счета 10 "Материалы", кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы" (на суммы дооценки) или кредит счета 10 "Материалы", дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" (на суммы уценки). Понятно, что по одним материалам могут отражаться суммы дооценки, по другим -уценки, поэтому эти операции отражаются развернуто по счетам материалов, а на счете 91 выделяется отдельный субсчет, итоги которого по дебету и кредиту перечисляют на счет 99 "Прибыли и убытки".
Кроме материалов с аналогичным отражением по счетам переоценка может проводиться и по другим видам оборотных активов: готовой продукции, товаров, остаткам незавершенного производства и др.
Сохранность и правильное оформление операций по движению материально-производственных запасов подтверждается результатами периодически проводимой инвентаризации. Основная ее задача состоит в том, чтобы обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета фактическому наличию материальных ценностей.
В соответствии со ст. 10 «Закона о бухгалтерском учете и отчетности» проведение инвентаризации обязательно:
· при изменении собственника имущества или реорганизации субъекта бухгалтерского учета;
· при ликвидации субъекта бухгалтерского учета;
· при смене руководителя субъекта бухгалтерского учета и материально ответственных лиц;
· по требованию следственных и контролирующих органов;
· при установлении фактов недостачи, краж, ограблений, хищений, злоупотреблений и порчи ценностей;
· в случае пожара или других стихийных бедствий;
· при переоценке ценностей;
· перед составлением годовой отчетности;
· в других случаях, установленных законодательством Республики Беларусь.
Инвентаризация, документальное оформление снятия остатков фактического наличия, сличение их с данными бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Министерством финансов Республики Беларусь 05.12.95г. № 54.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем субъекта бухгалтерского учета. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии на предприятии ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующей и рабочей инвентаризационных комиссий имеет право формировать и представлять руководителю организации для утверждения главный бухгалтер.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (экономисты, инженеры, техники и др.). В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских фирм.
Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии в период проведения инвентаризации дает основание считать ее результаты недействительными.
Инвентаризация проводится по местам хранения запасов и материально-ответственным лицам. В процессе ее проведения изучается и анализируется состояние складского и весоизмерительного хозяйства, постановка складского учета, выявление фактического наличия запасов и сопоставление его с данными бухгалтерского учета и др.
До начала проведения инвентаризации материально-ответственное лицо обязано предоставить членам инвентаризационной комиссии последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты движения материальных ценностей. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к отчетам, с указанием «до инвентаризации на … (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Такая расписка дается в самой инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (ф. № ИНВ-3). Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии товарно-материальных ценностей записывают в инвентаризационные описи или акты инвентаризации. Фактическое наличие материальных ресурсов и готовой продукции при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, обмера, взвешивания.
По материалам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально-ответственного лица. Соблюдение данного условия позволяет в последующем исключить возможные спорные вопросы между членами комиссии и материально-ответственными лицами.
Инвентаризационные описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок или подчисток. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Это позволяет в дальнейшем исключить возможность со стороны материально-ответственного лица каким-либо образом внести дополнительную информацию, искажающую результаты проверки.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Исправление ошибок, допущенных в инвентаризационных описях, производится во всех экземплярах путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутым правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.
На последней странице инвентаризационной описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами. В конце описи материально- ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией товарно-материальных ценностей в их присутствии и об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
Если инвентаризация товарно-материальных ценностей проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должно быть опечатано. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в сейфе либо шкафу в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию для составления сличительной ведомости, а другой остается у материально-ответственного лица.
Сличительная ведомость составляется для определения результатов инвентаризации. В ней отражают только те ценности, по которым установлены расхождения. Сличительные ведомости могут быть составлены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и вручную.
Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
● стоимость выявленных при инвентаризации излишков материальных ценностей подлежит оприходованию и зачислению на увеличение прибыли отчетного года с последующим установлением причин возникновения излишка и виновных лиц. При этом дебетуют счета 10 «Материалы», 43 «Готовая продукция» и другие и кредит счета 92 «Внереализационные доходы и расходы»;
● недостачи, хищения, порча или умышленное уничтожение материальных ценностей относят в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредит счетов 10, 40 и другие. Недостающую сельскохозяйственную продукцию урожая текущего года списывают по прогнозной стоимости, урожая прошлого года и покупные материальные ценности - по фактической себестоимости.
После принятия решения о списании недостач и потерь, их списывают с кредита счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в следующем порядке:
· хищения, недостача денежных средств – исходя из недостающей (похищенной) суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяется учетной ставкой Национального банка Республики Беларусь на день внесения решения о взыскании;
· хищения, недостача иностранной валюты, фондовых ценностей в иностранной валюте – в порядке, установленном действующим законодательством;
· хищения, недостача, порча или умышленное уничтожение товарно-материальных ценностей и другого имущества – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, а при отсутствии таких цен – исходя из цен на аналогичные товарно-материальные ценности;
· при хищении, недостаче, умышленном уничтожении или порче товарно-материальных ценностей, на которые в государственной торговле устанавливаются регулируемые цены, – исходя из цен, сложившихся на день вынесения решения о взыскании, но не ниже цен, по которым недостающее имущество числится по счету;
· при хищении или недостаче всех видов билетов, талонов, абонементных и других знаков, предназначенных для расчетов за услуги, – исходя из их номинальной стоимости на день вынесения решения о взыскании.
· в случае незаконных или излишних денежных выплат – исходя из излишне или незаконно выплаченной суммы, с уплатой процентов на сумму этих средств, размер которых определяют учетной системой ставки Национального банка Республики Беларусь на день вынесения решения о взыскании ущерба.
Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании с него, убытки от недостач или порчи списываются на внереализационные расходы организации. В этом случае должны быть приложены решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Если недостача либо порча материальных ценностей произошла по вине организации (бесхозяйственности, запущенности в учете и др.), то она списывается на внереализационные расходы организации.
В процессе анализа данных сличительной ведомости по материально-производственным запасам выявляется пересортица по отдельным их наименованиям.
Пересортица является результатом того, что одни и те же наименования материалов могут иметь разные цены. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении товарно-материальных ценностей одного и того же наименования и в тождественных количествах. При этом о допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные объяснения инвентаризационной комиссии.
Если при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, то эта разница в стоимости относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются на внереализационные расходы организации. На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшейся не по вине материально ответственных лиц, в протоколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.
Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета представляются на рассмотрение руководителя организации, который принимает решение о зачете.
Если на отдельные наименования материалов в силу их физико-химических свойств установлены нормы естественной убыли (усушки, утруски, улетучивания, боя), то они применяются только в случае выявления фактической недостачи по таким ценностям. Указанные нормы применяются после зачета суммы выявленной недостачи по одним материалам за счет сумм выявленных излишков других материалов одного и того же наименования или имеющих одно производственное значение. Если по результатам зачета сумма недостачи не перекрывается, то ее уменьшают на сумму потерь в пределах действующих норм естественной убыли при условии, что они установлены на эти наименования. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Стоимость недостач, порчи или иной утраты материальных ценностей в пределах норм естественной убыли по распоряжению руководителя организации списывается на издержки производства или по направлениям их использования, включая и остаток продукции на складах. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм.
Размер потерь в пределах действующих норм естественной убыли за определенный период хранения материалов определяется по формуле:
где П – потери при хранении;
Р – расход материально-производственных запасов за определенный период времени;
О – остаток запасов на дату начала инвентаризации;
В – время хранения материалов на складе;
Е – установленная норма естественной убыли на материалы;
С – срок хранения, на который установлена норма естественной убыли для конкретного наименования материально-производственных запасов.
В свою очередь, время хранения материально-производственных запасов на складе определяется как отношение произведения количества месяцев, включенных в период, подлежащий учету и среднего остатка конкретного наименования материалов на складе на расход этих материалов за определенный период времени.
Естественная убыль зерна и семян масличных культур (У) рассчитывается по следующей формуле:
где Он – остаток на начало срока хранения;
Ок – остаток на конец срока хранения;
Оп – сумма промежуточных остатков по месяцам;
Кс – фактический календарный срок хранения;
Ннс, Нкс – нормы естественной убыли, соответствующие начальному и конечному сроку хранения.
При хранении зерновой продукции и семян масличных культур до трех месяцев норма естественной убыли применяется из расчета фактических дней хранения, до одного года – фактических месяцев хранения. Если продукция хранится более одного года, то за каждый последующий год хранения норма естественной убыли пересчитывается исходя из фактического числа месяцев хранения.
При проведении инвентаризации усушка зерна, хранящегося на складе (Ус), рассчитывается по следующей формуле:
где М – масса зерновой продукции по приходу;
В1 – влажность поступившего зерна, % ;
В2 – влажность зерна при инвентаризации, %.
Естественную убыль по картофелю, овощам и плодам (У) при хранении исчисляют по среднему остатку их за каждый месяц хранения. Определение среднего остатка производят по данным на 1, 11, 21 и 1-е число следующего месяца исходя из расчета:
(1/2 остатка на 1-е число + остаток на 11-е число + остаток
на 21-е число + 1/2 остатка на 1-е число) : 3
Если в ходе ревизии в текущем году выявлены недостачи, но они относятся к прошлым периодам, их отражают по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и кредиту счета 98 «Доходы будущих периодов».
Результаты инвентаризации должны получить отражение в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности.
Одна из задач работодателя — обеспечить сохранность имущества и товарно-материальных ценностей. Этому способствует правильное оформление трудовых отношений с материально ответственными лицами. Пределы такой ответственности для разных работников различны. Рассказываем о том, как возложить материальную ответственность на работника и как привлечь к такой ответственности нерадивых исполнителей.
Материальная ответственность работника выражается в обязанности возместить работодателю прямой действительный (реальный) ущерб. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ). Это ограничение не распространяется на руководителей организации (ч. 2 ст. 277 ТК РФ, ч. 2 ст. 15 ГК РФ).
Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение его состояния, необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам (ч. 2 ст. 238). Прямой действительный ущерб могут составить недостача ценностей (имущественных или денежных), порча оргтехники, транспортных средств, материалов, расходы на ремонт поврежденного имущества, оплата штрафа и другие выплаты. Работник несет материальную ответственность лишь в пределах этих сумм. Наступление материальной ответственности возможно при наличии причинно-следственной связи между виновными действиями (бездействием) работника и причинением ущерба.
Пределы материальной ответственности
Существует два вида материальной ответственности: ограниченная и полная.
Ограниченная материальная ответственность - это обязанность работника возместить работодателю прямой действительный ущерб в пределах своего месячного заработка, если иное не установлено ТК РФ или иными федеральными законами (ст. 238 и 241 ТК РФ). Сумма ущерба, превышающая средний месячный заработок работника, возмещению не подлежит.
Полная материальная ответственность - это обязанность работника возместить работодателю прямой действительный ущерб в полном размере (ст. 242 ТК РФ). Такая ответственность наступает в случаях, перечисленных в ст. 243 ТК РФ:
Когда в соответствии с ТК РФ или иными федеральными законами на работника возложена материальная ответственность в полном размере за ущерб, причиненный работодателю при исполнении работником трудовых обязанностей;
Недостачи ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу;
Умышленного причинения ущерба;
Причинения ущерба в состоянии алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения;
Причинения ущерба в результате преступных действий работника, установленных приговором суда;
Причинения ущерба в результате административного проступка, если таковой установлен соответствующим государственным органом;
Разглашения сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами;
Причинения ущерба не при исполнении работником трудовых обязанностей.
Устанавливаем ответственность для разных категорий работников
При заключении трудового договора работник принимает на себя обязанность бережно относиться к имуществу работодателя (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). Поэтому большинство работников несет ограниченную материальную ответственность. Документом, которым возлагается эта ответственность, является трудовой договор (ст. 233 и 241 ТК РФ).
Полная материальная ответственность главного бухгалтера и заместителя руководителя организации может быть установлена трудовыми договорами (ч. 2 ст. 243 ТК РФ). Если трудовыми договорами этим работникам не установлена полная материальная ответственность, на них возлагается ограниченная материальная ответственность - в пределах среднего заработка (ч. 2 ст. 243 ТК РФ и п. 10 постановления Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52 «О применении судами законодательства, регулирующего материальную ответственность работников за ущерб, причиненный работодателю», далее - постановление Пленума № 52).
Руководитель организации несет полную материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный организации (ч. 1 ст. 277 ТК РФ). Ответственность наступает за ущерб, причиненный в результате виновного противоправного поведения (действия) или бездействия, независимо от того, содержится ли в трудовом договоре условие о полной материальной ответственности (ст. 233 ТК РФ и п. 9 постановления Пленума № 52).
Расчет убытков осуществляется в соответствии с нормами Гражданского кодекса РФ (ч. 2 ст. 277 ТК РФ). Убытками признается реальный ущерб и упущенная выгода, то есть неполученные доходы, которые были бы получены при обычных условиях (ч. 2 ст. 15 ГК РФ).
В трудовом законодательстве отсутствует определение понятия «материально ответственное лицо». На практике так называют работника, должностные обязанности которого связаны с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или иного имущества (например, бухгалтер-кассир, инкассатор, курьер, экспедитор, кладовщик) и с которым заключен договор о полной материальной ответственности.
Принимаем на работу материально ответственное лицо: алгоритм
При приеме на работу материально ответственного лица, помимо соблюдения общего порядка, установленного Трудовым кодексом, необходимо заключить договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности. При этом нужно соблюсти следующую последовательность действий:
1. Ознакомить под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором;
2. Заключить трудовой договор;
3. Заключить договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности;
4. Издать приказ о приеме на работу (унифицированная форма Т-1 или Т-1а);
5. Внести сведения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
6. Внести в трудовую книжку работника запись о приеме на работу;
7. Оформить личную карточку (унифицированная форма Т-2);
8. Оформить лицевой счет работника (унифицированная форма № Т-54 или № Т-54а).
Отметим, что работодатель может заключить договор о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности только с работниками, соответствующим следующим условиям:
Достигшие возраста 18 лет;
Непосредственно обслуживающие или использующие денежные, товарные ценности или иное имущество работодателя;
Занимающие должность или выполняющие работу, предусмотренные перечнем работ и категорий работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности.
Отсутствие любого из перечисленных выше условий делает заключенный договор недействительным. В случае рассмотрения дела о возмещении ущерба работником судом будет оцениваться соблюдение правил заключения договора о полной материальной ответственности (п. 4 постановления Пленума № 52).
Отметим, что при оформлении трудовых отношений с работниками, на которых возлагается материальная ответственность, необходимо также руководствоваться документами, утвержденными постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Это:
Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества (приложение 1);
Перечень работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность за недостачу вверенного работникам имущества (приложение 3);
Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приложение 2);
Типовая форма договора о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности (приложение 4).
И если работник временно замещает какую-либо должность/выполняет работу, указанную в упомянутых перечнях, работодатель вправе заключить с ним договор о полной материальной ответственности.
Обратите внимание: нельзя заключать договоры о полной материальной ответственности со всеми работниками организации, вне зависимости от того, связано исполнение их должностных обязанностей с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или нет. Такие действия работодателя расцениваются как нарушение законодательства о труде (ст. 5.27 КоАП РФ).
Индивидуальная и коллективная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается с работником, в обязанности которого входит непосредственное обслуживание или использование денежных, товарных ценностей или иного имущества. Обязанности работника должны быть определены его должностной инструкцией. В инструкции должны быть описаны виды работ, например:
Продажа товара покупателям;
Прием денежных средств от покупателей;
Выдача дисконтных карт покупателям в соответствии с Правилами выдачи дисконтных карт.
При совместном выполнении работниками отдельных видов работ, связанных с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой, применением или иным использованием переданных им ценностей, когда невозможно разграничить ответственность каждого работника за причинение ущерба и заключить с ним договор о возмещении ущерба в полном размере, может вводиться коллективная (бригадная) материальная ответственность (ст. 245 ТК РФ).
По договору о коллективной (бригадной) материальной ответственности ценности вверяются заранее установленной группе лиц, на которую возлагается полная материальная ответственность за их недостачу.
Решение работодателя о полной коллективной/бригадной материальной ответственности оформляется приказом и объявляется под роспись работникам коллектива/бригады. Этот приказ должен быть приложен к договору о материальной ответственности. Письменный договор о коллективной/бригадной материальной ответственности за причинение ущерба заключается между работодателем и всеми членами коллектива/бригады.
Руководство коллективом/бригадой осуществляет бригадир, назначенный приказом работодателя. При назначении бригадира, включении в коллектив/бригаду новых работников мнение коллектива должно быть учтено. В случае смены бригадира или при выбытии из коллектива/бригады более 50% от его первоначального состава договор о полной материальной ответственности должен быть перезаключен. Договор не перезаключается при выбытии из состава коллектива/бригады отдельных работников или приеме в коллектив/бригаду новых работников. В этих случаях против подписи выбывшего члена коллектива/бригады указывается дата его выбытия, а вновь принятый работник подписывает договор и указывает дату вступления в коллектив/бригаду.
Оформляем передачу ТМЦ
Работодатель может выдать работникам доверенность (унифицированная форма № М-2) на получение товарно-материальных ценностей. Доверенность по форме № М-2а применяют организации, у которых получение ТМЦ по доверенности носит массовый характер. Выданные доверенности регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей. Выдавать такие доверенности тем, кто не работает в организации, нельзя. Порядок выдачи доверенностей на получение ТМЦ и отпуска их по доверенности утвержден Инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 № 17.
Имущество работодателя, предоставленное работнику для исполнения должностных обязанностей, целесообразно оформить актом приема-передачи (см. образец).
Акт приема-передачи № 5
г. Москва 16.04.2012
АО «Нефтепереработка» в лице генерального директора Сорина Андрея Николаевича, действующего на основании Устава, именуемый в дальнейшем «Работодатель», и Вдовин Игорь Васильевич, именуемый в дальнейшем «Работник», составили настоящий акт приема-передачи.
В целях обеспечения необходимым оборудованием для исполнения должностных обязанностей Работодатель передает Работнику, а Работник принимает от Работодателя следующее имущество:
Настоящий акт составлен в двух экземплярах: по одному для каждой из сторон, при этом оба экземпляра имеют равную юридическую силу.
Как привлечь работника к материальной ответственности
Материальная ответственность - самостоятельный вид ответственности, который применяется наряду с дисциплинарной, административной и уголовной ответственностью (ч. 6 ст. 248 ТК РФ). Для того чтобы привлечь работника к материальной ответственности, нужно соблюсти определенный порядок действий.
1. Создать комиссию для определения размера причиненного ущерба (ст. 247 ТК РФ).
2. Провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 и 247 ТК РФ).
3. Истребовать от работника письменное объяснение. В случае отказа или уклонения от работника от предоставления письменного объяснения составляется соответствующий акт для установления причины возникновения ущерба (ст. 247 ТК РФ).
4. Взыскать сумму причиненного ущерба (ст. 248 ТК РФ):
Путем издания приказа о возмещении суммы причиненного ущерба. При взыскании суммы причиненного ущерба, не превышающей среднего месячного заработка, приказ издается не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба;
добровольного возмещения ущерба. По соглашению сторон работник может возместить ущерб с рассрочкой платежа. Работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей;
Обращения работодателя в суд. При истечении месячного срока или в случае, если работник не согласен добровольно возместить ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок. В случае увольнения работника, давшего письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, впоследствии отказавшегося от возмещения;
Передачи работником работодателю равноценного имущества или исправления поврежденного имущества. Передача или исправление поврежденного имущества осуществляется только с согласия работодателя.
Краткое описание
Актуальность выбранной темы курсовой работы объясняется тем, что, знание основ и правил хранения товаров в магазинах, а также эффективное применение на практике основных профилактических мер, направленных на уменьшение потерь товаров при их хранении в магазинах, может в значительной мере способствовать эффективной деятельности предприятия, связанной с увеличением получаемой прибыли и сокращение издержек.
Целью данной курсовой работы является изучение мероприятий сохранения товарно-материальных ценностей в магазинах и разработки рекомендаций, направленных на совершенствование сохранности товарно-материальных ценностей с целью сокращение и предотвращение товарных потерь.
Введение……………………………………………………………………….
1. Организация обеспечения товарно-материальных ценностей в магазине…………………………………………………………………………
1.1. Организация хранения товаров в магазине………………………………
1.2. Размещение в выкладка товаров в торговом зале………………………..
1.3. Организация материальной ответственности за сохранность ценностей в магазине………………………………………………………………………...
2. Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей в магазине…………………………………………………………………………..
2.1. Организационно-экономическая характеристика магазина……………...
2.2. Организация обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине……………………………………………………………
2.3. Направления совершенствования сохранности товарно-материальных ценностей в торговле……………………………………………………………
Заключение………………………………………………………………………
Список использованных источников………………………
Вложенные файлы: 1 файл
Примечание – Источник: собственная разработка.
Анализируя данные таблицы 2.5, можно сказать, что в 2011 году товарные запасы увеличились на 15,4% по сравнению с 2010 годом и самые большие товарные запасы были в марте и декабре. В 2012 году средние запасы товаров увеличились значительно и их рост по сравнению с предыдущим составил 900 млн р., что в процентах 29,8%.
Посмотрим, как же затоваривание повлияло на товарооборачиваемость, для этого определим однодневный товарооборот и товарооборачиваемость в днях. Анализ товарооборачиваемости Супермаркета «Алми» представлен в таблице 2.6.
Таблица 2.6 − Анализ товарооборачиваемости Супермаркета «Алми» за 2010-2012 гг.
Показатели |
Изменение, раз |
Изменение, раз |
|||
Товарооборот, млн р. |
|||||
Товарные запасы, млн р. |
|||||
Однодневный товарооборот, млн р. |
|||||
Товарообачиваемость, дни. |
|||||
Примечание – Источник: собственная разработка.
По данным таблицы 2.6 видно, что в 2011 году товарные запасы увеличились в целом по «Алми» в 1,15 раза и однодневный товарооборот вырос в 1,18 раз, а товарооборачиваемость снизилась на 1 день, что положительно сказалось на деятельности торговой организации. В 2012 году, по сравнению с предыдущим, товарные запасы увеличились в 1,3 раза, а однодневный товарооборот всего лишь в 1,18 раза, следовательно, товарооборачиваемость увеличилась на 4 дня. Увеличения продолжительности оборота товаров привело к дополнительному вовлечению средств в оборот в размере 364,32 млн р. (98,2 х (39,9 – 36,18) = 98,2 х 3,71 = 364,32 млн руб.).
По результатам анализа наблюдается динамика роста общего объема розничного товарооборота, план объема продаж в 2012 году перевыполнен, за счет увеличения реализации в январе, июне, июле и декабре. Выше приведенные расчеты показали, что выполнение плана товарооборота в отчетном году было равномерным. Результаты исследования структуры розничного товарооборота позволяют сделать выводы о том, что значительный удельный вес в структуре имеют такие группы товаров как: колбасные изделия, молочная продукция, водка и ликероводочные изделия. Грамотно сформированный ассортимент товаров по каждому отделу позволил сложить такую структуру ассортимента розничного товарооборота торговой организации, которая позволяет увеличить объемы продаж.
- Организация обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине
Одним из вариантов защиты имущества от внешних посягательств в супермаркете «Алми» является охрана. В супермаркете «Алми», учитывая круглосуточный характер работы, в настоящее время имеется собственная Служба безопасности, одним из пунктов которой является осуществление внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей.
Внутренний контроль осуществляется с помощью камер видеонаблюдения, выведенных на центральный пост Службы безопасности. Все сотрудники Службы безопасности снабжены переносными рациями, с помощью которых осуществляется связь между охранниками и работниками торгового зала.
Система внутреннего контроля за сохранностью товарно-материальных ценностей в супермаркете «Алми» можно разделить с точки зрения значимости в совокупном контрольном действии на следующие уровни:
Субъекты внутреннего контроля первого уровня – это собственники супермаркета, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (с помощью независимых экспертов);
Субъекты внутреннего контроля второго уровня – в их обязанности непосредственно не входит контроль, но в силу производственной необходимости они выполняют и контрольные функции (рабочий, администратор, заведующий и т.д.);
Субъекты внутреннего контроля третьего уровня − выполняют контрольные функции для реализации служебных обязанностей, которые за ними закреплены непосредственно (это работники планово -экономического, отдела кадров)
Субъекты внутреннего контроля четвертого уровня. В их обязанности входят контрольные и другие функции (администрация, сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности)
Субъекты внутреннего контроля пятого уровня. В их функциональные обязанности входит только осуществление контроля (сотрудники внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, сотрудники входного и технического контроля и т.п.)
При приемке и выдаче товарно-материальных ценностей со склада особое внимание уделяется правильности оформления соответствующих документов.
Товары на складе супермаркета принимает материально-ответственное лицо покупателя по доверенности путем проверки соответствия качества и количества ТМЦ данным выписываемых организацией-поставщиком сопроводительных документов. Затаренные ценности принимаются по количеству мест и массе брутто или количеству товарных единиц и массе нетто по трафарету. В этом случае необходимо тщательно проверить исправность тары и маркировки. Если при приемке будет установлена неисправность тары и маркировки, получатель должен потребовать вскрытия тары и проверки содержимого по количеству единиц, массе нетто и качеству.
При приеме затаренных товаров на сопроводительных документах делаеться надпись: «Товар принят по массе брутто и количеству мест без фактической проверки» и «Товар принят по качеству согласно документам поставщика без фактической проверки».
Приемку (сдачу) ценностей на складе супермаркета оформляют распиской в сопроводительных документах лиц, получивших и сдавших ценности.
Если товары поступили без тары, то их принимают по массе нетто, количеству товарных единиц с одновременной проверкой сохранности качества (комплектности), т.е. количественный и качественный прием в данном случае совпадают по времени.
Если товары поступили в исправной таре, то их принимают по количеству мест и массе брутто. Приемка товаров по массе нетто, количеству единиц в каждом месте, по качеству и комплектности осуществляется, как правило, непосредственно в момент вскрытия тары.
Если входе приемки товаров выявлена недостача, несоответствие качества товара и т.д., то приемка ТМЦ приостанавливается, обеспечивается сохранность товаров, составляется акт об установлении расхождения по количеству и качеству за подписями лиц, производивших приемку, одновременно с этим заведующий или администратор вызывает представителя организации-поставщика.
При движении между структурными подразделениями или материально - ответственными лицами выписывается накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары в двух экземплярах. Первый экземпляр служит сдающему подразделению основанием для списания товаров, а второй экземпляр – принимающему подразделению для оприходования товаров. Данный документ подписывают материально-ответственное лица.
В системе обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в магазине особое внимание уделяется сохранению качества товара, для чего руководителем созданы определенные условия, обеспечивающие определенный режим хранения, так как несоблюдение температурного режима ускоряет физико-химические процессы, способствует конденсации влаги на поверхности продуктов, сокращает сроки реализации, что в целом приводит, например, физическому бомбажу консервов и плесневению мясных изделий.
При хранении товаров работники обращают внимание на их правильное размещение и укладку это позволит значительно увеличить сроки хранения товаров и уменьшить площадь кладовых в магазине, что позволит в значительной степени сократить товарные потери.
Не менее важным моментом в системе обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей в супермаркете «Алми» является бригадная материальная ответственность. Для ее организации в супермаркете с работниками заключаются договор на коллективную (бригадную) материальную ответственность на основании разработанного согласно Постановления Министерства труда Республики Беларусь 14.04.2000 года №54 Положения о коллективной (бригадной) ответственности. Данным положением предусмотрено, что члены коллектива (бригады) обязаны:
- бережно относиться к ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба;
- в установленном порядке вести учет, составлять и своевременно представлять отчеты о движении и остатках ценностей;
- при необходимости списания пришедших в негодность материальных ценностей ставить об этом в известность нанимателя и бухгалтерскую службу;
- своевременно ставить в известность нанимателя о всех обстоятельствах, угрожающих сохранности ценностей;
- вносить предложения нанимателю по реконструкции и ремонту складских сооружений, помещений в целях улучшения их приспособленности к хранению материальных ценностей.
При этом Наниматель обязан:
- создавать коллективу (бригаде) условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения сохранности вверенных ему ценностей;
- своевременно принимать меры к выявлению и устранению причин, препятствующих обеспечению коллективом (бригадой) сохранности ценностей, выявлять конкретных лиц, виновных в причинении ущерба, и привлекать их к установленной законодательством ответственности;
- знакомить коллектив (бригаду) с действующим законодательством о материальной ответственности за ущерб, причиненный нанимателю, а также с действующими инструкциями и правилами приемки, хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства ценностей и их учета;
- обеспечивать коллективу (бригаде) условия, необходимые для своевременного учета и отчетности о движении и об остатках переданных ему ценностей;
- рассматривать вопрос об обоснованности требования членов коллектива (бригады) о проведении инвентаризации ценностей;
- рассматривать в присутствии работника заявленный ему отвод и в случае обоснованности отвода принимать меры к выводу его из состава коллектива (бригады) и решать вопрос о его дальнейшей работе в соответствии с законодательством;
- рассматривать сообщения членов коллектива (бригады) об обстоятельствах, угрожающих сохранности ценностей, и принимать меры к устранению этих обстоятельств;
- доказать факт причинения вреда, а также наличие других условий материальной ответственности..
В супермаркете «Алми» основанием для привлечения членов бригады к материальной ответственности является материальный ущерб, причиненный недостачей, подтвержденной инвентаризационной ведомостью, а также порча материальных ценностей членами бригады.
Привлечение членов бригады к материальной ответственности производится администрацией магазина после проведения комиссионной проверки причин образования ущерба с учетом письменных объяснений, представленных членами бригады.
Ущерб бригадой возмещается путем внесения суммы недостачи в кассу магазина либо путем удержания из заработной платы (по письменному заявлению каждого члена бригады), пропорционально распределенной между членами бригады. В случаях, когда определено виновное лицо, то сумма ущерба возмещается магазину полностью виновным лицом.
- Направления совершенствования сохранности товарно-материальных ценностей в торговле
Мероприятия по совершенствованию сохранности товарно-материальных ценностей должны быть направлены не только на выявление причин возникновения потерь но и на их предупреждения или снижения. Они могут носить профилактический или текущий характер.
Профилактические меры связаны с приемочным контролем качества, а текущие − с обеспечением своевременной поставки продуктов в установленные сроки, морального и материального стимулирования работников за сокращение потерь, а также с действующим порядком их учета и списания, формой ответственности за сохраняемость товаров.
Технологические меры − это меры по учету факторов внутренней среды и регулированию факторов внешней среды, позволяющие предупредить или снизить товарные потери.
Внутренние факторы обусловлены химическим составом и структурой (строением) продуктов. Все вещества химического состава по влиянию на потери делят на две группы:
1) Вещества, увеличивающие потери − на качественные потери наибольшее влияние оказывают вода и летучие вещества. При их испарении или улетучивании теряется масса и ухудшается качество продукта. Для предотвращения потерь воды и ароматических веществ применяют герметичные упаковки. Для замедления усушки продуктов в негерметичной упаковке рекомендуется хранение при пониженных температурах и повышенной относительной влажности воздуха. Повышенная влажность достигается при хранении продукта в полимерных упаковках, ограничивающих воздухообмен. При этом испаряющаяся влага частично остается в упаковке, за счет чего создается микроклимат повышенной влажности. Однако не все продукты можно хранить в полимерной упаковке, так как может возникнуть микробиологическая порча за счет плесневения и заражения. На величину качественных потерь влияют структурные изменения веществ, гидролиз белков, крахмала и др., которые вызывают изменения органолептических свойств (размягчение квашеных овощей, черствление хлеба и др.), а иногда и потерю безопасности (глубокий гидролиз белков до аминов и амидов, некоторые из которых ядовиты);
УТВЕРЖДЕНО
приказом директора
от 01.01.2001г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об обеспечении сохранности материальных ценностей
в муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования
«Лянторский центр дополнительного образования»
1. Общие положения
1.1. НастоящееПоложение устанавливает требования к обеспечению сохранности материальных ценностей в муниципальном бюджетном учреждении дополнительного образования «Лянторский центр дополнительного образования».
1.2. Требования настоящего Положения являются обязательными для работников Учреждения, осуществляющих мероприятия по обеспечению сохранности материальных ценностей.
1.3. Положение разработано в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами РФ.
1.4. К материальным ценностям (имуществу) относятся:
а) основные средства – материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости, при условии, что срок их полезного использования составляет более 12 месяцев;
б) материальные запасы:
предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, не превышающего 12 месяцев, независимо от их стоимости;
предметы, используемые в деятельности учреждения в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с классификатором ОКОФ;
мягкий инвентарь.
1.5. На Учреждение возлагаются следующие задачи:
а) ведение учета своего имущества в натуральном и денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и взаимосвязанного отражения в бухгалтерском учете его поступления, перемещения и выбытия;
б) создание условий, обеспечивающих сохранность материальных ценностей и правильность их использования в своей деятельности.
1.6. Основными мерами обеспечения сохранности материальных ценностей в учреждении являются:
а) правильное и своевременное документирование всех операций по движению материальных ценностей;
б) своевременное осуществление расчетов с поставщиками материальных ценностей;
в) контроль за выполнением договорных обязательств;
г) обеспечение сохранности и контроля за движением материальных ценностей и правильным их использованием;
д) правильный подбор и расстановка материально ответственных лиц;
2.8. Перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материальных ценностей, определяется приказом руководителя Учреждения.
3. Контроль за наличием материальных ценностей
3.1. В целях обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей должны быть обеспечены:
а) четкая система документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
б) проведение в установленном порядке инвентаризаций материальных ценностей и контрольно-выборочных проверок их остатков;
в) учет непригодных к использованию материальных ценностей;
г) использование по назначению полученных материальных ценностей;
д) контроль за работой материально ответственных лиц;
3.2. Все хозяйственные операции, проводимые в Учреждении, должны оформляться подтверждающими документами. Эти документы служат первичными учетными документами.
3.3. При поступлении материальных ценностей материально ответственное лицо проверяет фактическое количество полученных материалов, сверяет результаты со сведениями, содержащимися в документах поставщика, подписывает акт приемки материальных ценностей.
3.4. Материально ответственные лица представляют в УКО МКУ Сургутского района ЦБ, в сроки, установленные графиком документооборота, документы по приходу и расходу материальных ценностей с приложением документов поставщика (счетов-фактур, накладных) и реестр сдачи передаваемых документов, составляемый в двух экземплярах. После проверки правильности оформления представленных документов один экземпляр реестра с подписью работника, ведущего учет Учреждения, возвращается материально ответственному лицу, второй экземпляр остается в УКО.
3.5. Для проверки правильности и полноты отражения операций в бухгалтерском учете (количественно-суммовом) материальных ценностей ежеквартально производится сверка их натуральных показателей по каждому виду материальных ценностей по следующим позициям:
а) сальдо (остаток) на начало месяца;
б) обороты (движение) по приходу и расходу за месяц;
в) сальдо (остаток) на конец месяца.
3.6. При приобретении основных средств каждому объекту, кроме объектов стоимостью до 3000 рублей включительно, а также библиотечного фонда, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер.
Присвоенный объекту инвентарный номер должен быть обозначен материально ответственным лицом путем нанесения краской или иным способом, обеспечивающим сохранность маркировки.
Инвентарный номер, присвоенный объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.
Инвентарные номера списанных с бюджетного учета объектов основных средств не присваиваются вновь принятым к бюджетному учету объектам.
При невозможности обозначения инвентарного номера на объекте основных средств в случаях, определенных требованиями его эксплуатации, присвоенный ему инвентарный номер применяется в целях бюджетного учета с отражением в соответствующих регистрах бюджетного учета без нанесения на объект основного средства.
3.7. Предметы мягкого инвентаря маркируются материально ответственным лицом специальным штампом несмываемой краской без порчи внешнего вида предмета с указанием наименования учреждения.
3.8. Для обеспечения контроля за сохранностью материальных ценностей предусматривается проведение их инвентаризации.
Проведение инвентаризации обязательно:
а) перед составлением годовой бухгалтерской отчетности , кроме материальных ценностей, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года;
б) при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
в) при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи материальных ценностей;
г) в случаях стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
д) при ликвидации (реорганизации) учреждения перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством Российской Федерации или нормативными актами Министерства финансов Российской Федерации;
е) инвентаризация основных средств должна проводиться ежегодно.
3.9. Для проведения в Учреждении инвентаризации имущества, финансовых обязательств и расчетов издается приказ о проведении инвентаризации, в котором определяются:
а) цели и задачи проведения инвентаризации;
б) сроки начала и окончания инвентаризации;
в) состав комиссии по инвентаризации имущества, финансовых обязательств и расчетов;
г) виды имущества, по которым будет проводиться инвентаризация (основные средства, материальные запасы, нематериальные активы, денежные средства и т. д.).
3.10. Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия в составе:
а) председателя - руководителя, заместителя или иного должностного лица, обладающего распорядительными правами;
б) работника УКО, отвечающего за ведение бюджетного учета (либо лица, его замещающего);
в) других специалистов Учреждения.
3.11. До начала инвентаризации члены инвентаризационной комиссии получают последние на дату начала инвентаризации приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
3.12. Председатель инвентаризационной комиссии должен завизировать последние на день инвентаризации приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием "до инвентаризации на "..." (дата)", это должно служить основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
3.13. Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а также все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки должны дать лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение материальных ценностей или доверенности на получение имущества.
3.14. Инвентаризационная комиссия должна обеспечить полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, материальных запасов, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
3.15. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания и обмера.
3.16. Проверка фактического наличия имущества должна производиться при обязательном участии материально ответственных лиц.
3.17. Для оформления результатов инвентаризации применяются:
а) инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (ф.-0504087) - по объектам основных средств, нематериальных активов, материальных запасов;
б) акт о результатах инвентаризации (ф.-0504835) с прилагаемой к нему ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (ф.-0504092).
3.18. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
3.19. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
3.20. Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указываются в описях по номенклатуре и в единицах измерения , принятых в учете.
3.21. На каждой странице описи указываются прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т. д.) эти ценности показаны.
3.22. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
3.23. Описи подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В конце описи материально ответственными лицами даются расписки, подтверждающие проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
3.24. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное имущество составляются отдельные инвентаризационные описи.
3.25. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, в конце рабочего дня должны опечатываться инвентаризационной комиссией. Описи во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) должны храниться в ящике (шкафу, сейфе), в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
3.26. В тех случаях, когда материально ответственные лица после инвентаризации находят ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить о них председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия произведет проверку указанных фактов, и в случае их подтверждения исправление выявленных ошибок происходит в установленном порядке.
3.27. Правильно оформленные инвентаризационной комиссией и подписанные всеми ее членами и материально ответственными лицами инвентаризационные описи (сличительные ведомости), акты передаются в бухгалтерию для выверки данных фактического наличия имущественно материальных и других ценностей, финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета.
3.28. Выявленные при этом расхождения в инвентарных описях (в сличительных ведомостях) обобщаются в ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф.-0504092), и составляется акт о результатах инвентаризации (ф.-0504835). Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии и утверждается руководителем Учреждения.
3.29. Результаты инвентаризации должны быть оформлены организационно-распорядительными документами (приказом или распоряжением) руководителя Учреждения независимо от того, выявлены ли при ее проведении расхождения между фактическим наличием имущества и обязательств учреждения и данными бюджетного учета.
3.30. Получение от поставщиков материальных ценностей осуществляется представителями на основании выдаваемых им доверенностей.
3.31. Доверенность на получение материальных ценностей оформляется в следующем порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации:
а) доверенность может быть выдана любому работнику Учреждения (согласно действующему законодательству в необходимых случаях допускается выдача доверенности любому физическому лицу);
б) доверенность должна быть подписана руководителем Учреждения, работником УКО, отвечающего за бюджетный учет, или иными лицами, уполномоченными на это распорядительными документами, и удостоверена печатью;
в) максимальный срок действия доверенности 1 месяц.
3.32. Обязательными реквизитами доверенности являются:
а) указание на лицо, которое выдало доверенность (доверитель);
б) указание на лицо, которому выдана доверенность (представитель);
в) полномочия представителя;
г) дата выдачи доверенности;
д) срок действия доверенности.
Регистрация доверенностей обязательна.
3.33. По журналу регистрации доверенностей УКО, ведущий бюджетный учет в Учреждении, присваивает доверенности порядковой номер (нумерация должна вестись с начала года), следит за использованием доверенности, делая отметки в специальной графе о доставке материальных ценностей.
3.34. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли материальные ценности полностью или частями, представить в УКО, ведущий бюджетный учет в Учреждении, документы о сдаче соответствующему материально ответственному лицу полученных им материальных ценностей, неиспользованные доверенности должны быть возвращены на следующий день после истечения срока их действия.
3.35. Аннулированные доверенности погашаются надписью "Неиспользованная" и хранятся до конца отчетного года, после чего уничтожаются, о чем составляется соответствующий акт.
3.36. На документах, подтверждающих приобретение и получение материальных ценностей, должна быть расписка материально ответственного лица, получившего эти ценности.
4. Ответственность работников за сохранность материальных ценностей
4.1. Руководство Учреждения создает работникам условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных им материальных ценностей.
4.2. Работники Учреждения обязаны бережно относиться к материальным ценностям и принимать меры к предотвращению ущерба.
4.3. Лица, причинившие ущерб, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.