Umjetnost upravljanja je postizanje rezultata snaga drugih ljudi. Prenošenje ovlaštenja jedna je od glavnih vještina efikasnog vođe.
Brian Tracy, poznati stručnjak za efikasnost i psihologiju uspjeha, došao je do zlatne formule koja će pomoći da se podređeni pravilno osposobe. Sadrži 7 principa.
1. Nivo zadatka mora odgovarati nivou izvođača
Upamtite jednostavno pravilo: ako osoba može obaviti 70% zadatka, može joj se u potpunosti povjeriti.
A ako je zadatak potpuno nov, povežite njegovu težinu sa vještinama, sposobnostima i nivoom motivacije osobe kojoj ga namjeravate dodijeliti. Važno je da posao ne ispadne pretežak i da se osoba može nositi s tim.
2. Postepeno delegirajte
Postepeno predajte autoritet, izgrađujući samopouzdanje osobe. Očigledno, želite ga „ublažiti“ od samog početka, učitavajući ga mnogim malim zadacima. Ali kad su stvari veće i ozbiljnije, proces delegiranja treba postupno.
3. Delegirajte cijeli zadatak
Jedan od glavnih motivatora u poslovnom okruženju je osjećaj potpune odgovornosti za dodijeljeni zadatak. Stopostotna odgovornost budi samopouzdanje, kompetentnost i samopoštovanje.
Svaki od vaših zaposlenika, bez obzira na poziciju koju obavlja, trebao bi imati barem jednu funkciju za koju je u potpunosti odgovoran.
Ako on ne uradi ovaj posao, niko drugi to neće učiniti umjesto njega.
4. Očekujte konkretne rezultate
Razmislite o tome koji konkretni rezultat želite postići prilikom delegiranja. Pomozite podređenima da jasno razumiju što od njih očekujete na kraju. Svakako ponovo pitajte kako je osoba shvatila zadatak i šta se od njega očekuje.
5. Stimulisati učešće i diskusiju
Postoji direktna veza između rasprave i interesa za obavljanje posla. Kad ljudi imaju priliku izravno komunicirati s upravom, povećava se želja za obavljanjem dobrog posla.
6. Delegirajte ovlaštenja i odgovornosti
Delegiranje ovlaštenja srazmjerno nivou odgovornosti. Ako je zadatak velik, obavijestite zaposlenike koliko mu je vremena dodijeljeno i kome se mogu obratiti za dodatnu pomoć. Uobičajena greška menadžera je da podcjenjuju ono što bi zaposlenicima moglo biti potrebno za obavljanje posla, bilo da je u pitanju vrijeme ili novac.
7. Ostavite izvođača na miru
Neka podređeni bude sto posto odgovoran. Ne vraćajte zadatak nazad. Možete, a da toga niste svjesni, uzeti ga nazad, stalno provjeravajući zaposlenika, zahtijevati odgovornost i predlagati promjene i prilagođavanja procesa.
Sposobnost delegiranja zadatka - ključni faktor uspeh vođe. Uz pravo delegiranje, vaš potencijal je gotovo neograničen. U nedostatku ove vještine, bit ćete prisiljeni sve učiniti sami.
Delegacija: suština
Ovu menadžersku radnju mnogi menadžeri smatraju tajnom. Oni koji znaju kako to primijeniti vjerojatnije će od drugih postići uspjeh u upravljačkim aktivnostima. Menadžer koji ga posjeduje ima sve razloge da se nazove dobrim organizatorom: ne traži pozicije - one mu se nude. Vlasnici "tajnog oružja" prilično su shvatili tajnu svoje karijere. Dotična upravljačka radnja naziva se delegiranje.
Delegacija- ovo je takva organizacija rada u kojoj menadžer distribuira posebne zadatke među podređenima. Može se reći i na drugi način: delegiranje je prijenos zadatka ili radnje na podređenog, koje mora izvršiti vođa, zajedno sa ovlaštenjima koja su za to potrebna.
Delegiranje je apsolutno neophodna radnja. Htio to menadžer ili ne, sviđalo mu se to ili ne, bio u mogućnosti ili ne, život ga tjera na delegiranje. Možemo reći da je to objektivna potreba. Ako vođa zna raspodijeliti određene zadatke među podređenima, to znači da je savladao jednu od glavnih zapovijedi menadžera: "Ne bih se trebao pokoravati poslu, ali posao bi trebao poslušati mene." Zašto je delegiranje potrebno? Iz najmanje dva razloga:
1. Dnevni obim posla koji treba obaviti menadžer uvijek premašuje njegove fizičke i privremene sposobnosti: svaki dan mora učiniti više nego što može, a to je normalno. A dodjeljivanje poslova i zadataka njegovim podređenima omogućava vođi da obavlja veću količinu posla.
2. Naravno, podređeni može obaviti neki posao ili se nositi s bilo kojim zadatkom bolje od šefa. Toga se ne treba bojati, već ga treba poticati i njegovati. Dobar menadžer nije onaj koji može raditi bilo koji posao bolje od svojih podređenih, već onaj koji vodi tako da svaki podređeni svoj posao radi na najbolji mogući način.
Delegiranje je jedan od ključnih zadataka upravljanja. No, unatoč tome, postoje menadžeri koji pokušavaju izbjeći delegiranje kad god je to moguće. Zašto? Ova pozicija temelji se na čisto psihološkim razlozima, stereotipima svijesti i ponekad strahovima. Šta su oni?
1. Delegacija se rješava nepotrebnog dosadnog posla. Osim toga, sramota je nametnuti nekom drugom posao koji mogu sam obaviti.
Ovo je, naravno, zabluda. Ako vođa zna postaviti ciljeve i planirati, tada koncept "dodatnog rada" prestaje postojati. Nametnuti posao je loše, ali ako je menadžer savladao metode, načine motiviranja zaposlenika za rad, nametanje ne dolazi u obzir.
2. Delegiranje je premještanje poslova, to je način da se izbjegne odgovornost, da se za nju okrivi podređeni.
Ovo nije istina! Delegiranje je oblik podjele rada i, shodno tome, podjele odgovornosti, a ne uvijek prema dolje. Razmislite sami: u svakom slučaju, šef je odgovoran za stanje stvari u odjelu, a kada se prenese, njegova odgovornost se ne smanjuje, već povećava. Uostalom, sada je odgovoran ne samo za rješavanje problema, već i za tu osobu (ili bolje rečeno, za ispravnost svog izbora), kojoj je povjeren zadatak. Dakle, delegiranje ne umanjuje odgovornost i ne rješava je se, već, naprotiv, povećava odgovornost i menadžera i zaposlenika. Inače, ovo je jedan od razloga otpora delegaciji obje strane.
3. Delegiranje uključuje preuzimanje novih odgovornosti. Moram izabrati pravog zaposlenika, stimulirati i kontrolirati njegove postupke, dati potrebna uputstva, objašnjenja itd., bez ikakve garancije da će posao biti obavljen. Mnogo je brže i sigurnije to učiniti sami.
Za delegiranje je potrebno vrijeme, naravno. Ali ako se provodi efikasno, tada vođa osvaja više vremena nego što troši. Dakle, gornji strah je posljedica nemogućnosti delegiranja i ništa više. Uostalom, efikasno organizovana delegacija daje mnogo. Procijenite sami:
1. Delegiranje je način motiviranja zaposlenika.
2. Delegacija daje menadžeru priliku da sazna sposobnosti zaposlenih, nivo njihovih kvalifikacija i utvrdi njihove potencijalne sposobnosti.
3. I, konačno, delegiranje vam omogućuje da pronađete vrijeme za rješavanje strateških zadataka i zadataka grupe A, a da ne izgubite iz vida ostale. Drugim riječima, neće biti pretjerano reći da je sposobnost delegiranja sposobnost da nešto učinite rukama drugih, odnosno da vodite.
Psihološki uslovi za uspješno delegiranje
Prvo, hajde da shvatimo šta se može, a šta ne može delegirati. U svakom slučaju morate delegirati:
Općenito, u svakom konkretnom slučaju provjerite bilo koji slučaj koji je pred vama radi mogućnosti delegiranja. Vodite se izuzetno jednostavnim principom: sve što zaposlenici mogu učiniti trebaju raditi sami zaposlenici. Prvo pokušajte procijeniti mogućnost delegiranja sljedećih vrsta posla:
a) preliminarna formulacija (ali ne i konačno odobrenje!) ciljeva, planova, programa i projekata o kojima morate donositi odluke;
b) učešće na sastancima za vas, na kojima se predstavljaju vaši projekti i prijedlozi.
Nikad delegirano
Takve upravljačke funkcije kao što su:
1. Postavljanje ciljeva, konačna odluka o strateškim pitanjima; kontrola rezultata.
2. Motivacija zaposlenih.
3. Zadaci od posebnog značaja.
4. Zadaci visokog rizika.
5. Neobični, izuzetni slučajevi.
6. Aktualna, hitna pitanja, ne ostavljajući vremena za objašnjenja ili ponovnu provjeru.
7. Povjerljivi zadaci.
Dakle, počevši od radnog dana, razmotrite mogućnost delegiranja svakog zadatka koji vam je na raspolaganju, istaknite one koji su predmet delegiranja i nastavite.
Kada delegirati? U svakodnevnim radnim situacijama - uvijek, onoliko često i koliko to radno okruženje dopušta. Osim toga, delegiranje treba koristiti kada se radna situacija značajno promijenila i postoji potreba za preraspodjelom funkcija i ovlaštenja. Ovo se dešava:
Podrazumijeva se da delegiranje nije jednostavno dodjeljivanje ili dodjeljivanje zadatka, već dodjeljivanje zadatka koje je u korelaciji sa sposobnostima i sposobnostima (kao i opterećenjem!) Podređenih. Opterećenje zaposlenih je najvažniji regulator vaše aktivnosti prilikom delegiranja.
Pravila delegiranja
1. Prenesite svoj autoritet ne iz razloga prestiža, već isključivo u dobrobit cilja. Poslovanje, njegove prednosti, a ne ambicije, kriteriji su za delegiranje.
2. Koristite delegiranje kao sredstvo za izgradnju samopouzdanja kod svojih podređenih. Ovo nije manje, ako ne i više, važno od rješenja samog zadatka.
3. Budite spremni podržati osobu kojoj ste prenijeli zadatak. Čak i najnezavisniji i kompetentniji zaposlenik treba podršku šefa, samo da bi se uvjerio da ga šef i dalje smatra neovisnim i kompetentnim.
4. Imajte na umu da, nakon što je primio zadatak, podređeni može donositi ne najtočnije, a ponekad čak i pogrešne odluke. Naravno, postoje zadaci koji se moraju riješiti besprijekorno, ali ih ne treba povjeriti drugima.
5. Delegirajte izravno, bez korištenja prijenosnih veza, kako biste izbjegli efekt "slomljenog telefona". Upamtite zakon “cijepanja” i iskrivljavanja značenja upravljačkih informacija, što može učiniti medvjeđu uslugu.
6. U slučajevima kada zaposlenici griješe u obavljanju delegiranih funkcija, objektivno analizirajte bit stvari, bit greške, a ne lične kvalitete, nedostatke i pogrešne izračune podređenog. Na kraju krajeva, na kraju ste vi taj koji ga bira za rješavanje datog problema. Zato kritizirajte pažljivo, ne tražite izvinjenje, već objašnjenje razloga koji su doveli do greške i konstruktivne prijedloge za ispravljanje situacije.
7. Prenoseći zadatak i odgovarajuća ovlaštenja na podređenog, nemojte se miješati u njegovo rješavanje bez prilično dobrog razloga, odnosno dok ne vidite da mogu nastati ozbiljne komplikacije.
8. Preuzmite odgovornost za sve odluke koje donose vaši podređeni, koji su od vas dobili potrebna ovlaštenja. Ako je uspješno, dajte ga podređenom - direktnom izvršitelju zadatka; u slučaju neuspjeha preuzmite odgovornost na sebe. Možete biti sigurni da će to biti cijenjeno.
I posljednja stvar: ako ne želite pogriješiti pri odabiru kome ćete prenijeti zadatak, postupite prema principu: „Zadatak ne biste trebali prenijeti na onoga tko želi, već na onoga koji može i sposoban je riješite to ”.
Kao što vidite, navedene preporuke su, unatoč njihovoj važnosti, još uvijek općenite prirode. Stoga se okrenimo pravilima efikasnog delegiranja poznatim u psihologiji upravljanja, koja su formulirali zapadni istraživači.
Dvadeset kriterija za uspješno delegiranje
1. Delegirajte unapred. Odlučite šta i kome želite ili trebate dodijeliti, napravite odmah nakon sastavljanja plana rada za taj dan.
2. Delegirajte na osnovu sposobnosti i sposobnosti vaših ljudi.
3. Upamtite - delegiranje bez motivacije i poticaja je nemoguće! Motivisati zaposlene tokom delegiranja.
4. Delegirajte zadatak ili rad u cjelini, što je više moguće, a ne kao djelomične, izolirane zadatke.
5. Kad god delegirate, objasnite da li se radi o jednom slučaju ili o stalnom delegiranju.
6. Bolje je povjeriti rješavanje homogenih zadataka istom zaposleniku.
7. Uvjerite se da je zaposlenik sposoban i voljan preuzeti posao.
8. Čuvajte se, takoreći, "radi pouzdanosti" dodjeljivanja istog posla dvojici zaposlenika koji za to ne znaju.
9. Prenesite ovlaštenja i nadležnosti zajedno sa zadatkom (do prava na potpisivanje dokumenata, ako je potrebno).
10. Prilikom delegiranja uputite zaposlenike što je točnije i potpunije. Uvjerite se da je dodijeljeni zadatak ispravno shvaćen. Zapamtite da podređeni može raditi samo ono što mu kažete, a ne ono što ste zamislili ili imali na umu prilikom postavljanja zadatka (zakon "neizvjesnosti odgovora").
11. Prilikom poučavanja važno je ne samo objasniti suštinu zadatka, već i njegovo značenje i svrhu.
13. Ako je zadatak složen i nov, povjeravajući ga, trebate primijeniti metodu u pet koraka. Koraci ove metode imaju određeno psihološko značenje:
1. Omogućite podređenima mogućnosti za dalje stručno usavršavanje, pa čak i razvoj karijere kako bi bolje izvršavali dodijeljene zadatke.
2. Omogućite pristup svim informacijama koje su vam potrebne. Zaposleni ocjenjuju važnost zadatka u velikoj mjeri prema tome koliko u potpunosti i blagovremeno primaju informacije.
3. Izbjegavajte ometanje vašeg radnog procesa bez dobrog razloga.
4. Istovremeno, stvorite povjerenje kod podređenog da vas u slučaju poteškoća ili problema uvijek može pitati za savjet ili podršku.
5. Dogovorite se sa zaposlenikom o tome kada, koliko često i u kom obliku će vam reći kako slučaj napreduje.
6. Pratite konačne rezultate dodijeljene osobe i odmah obavijestite zaposlenika o rezultatima kontrole.
7. Konstruktivno hvalite uspjehe i kritikujte nedostatke u poslu koji obavljate.
Ovo su kriteriji (principi) za uspješno delegiranje. Njihovo poštivanje omogućuje vam da izbjegnete mnoge nevolje. Ali kriterije za efikasno delegiranje nije lako koristiti u upravljačkoj praksi. Kako bi olakšali ovaj zadatak, stručnjaci nude popis pitanja čiji će odgovori pomoći vođi da daje posebne upute podređenima. Odgovorite i na ova pitanja, a zatim će se zadatak zaposleniku izvršiti na kvalificiraniji način:
1. Šta?Šta generalno treba učiniti? Koje parcijalne zadatke trebate dovršiti zasebno? Šta bi trebao biti krajnji rezultat? Koja se odstupanja od toga mogu uzeti u obzir? Koje poteškoće možete očekivati?
2. SZO?Ko je najpogodnija osoba za ovaj zadatak? Ko bi trebao pomoći u njegovoj implementaciji?
3. Zašto?Zašto bismo trebali izvršiti zadani zadatak ili aktivnost? Kojoj svrsi služi? Šta se događa ako posao nije obavljen u cijelosti ili djelomično?
4. Kako?Kako biste trebali pristupiti zadatku? Koje metode i načine primjene? Šta pravila(recepti, uputstva) da li treba obratiti pažnju? Koje organe i odjela treba obavijestiti? Koji su troškovi?
5. Sa upotrebom čega?Koja pomagala se mogu i trebaju koristiti? Koji dokumenti bi vam mogli zatrebati?
6. Kada?Kada biste trebali početi raditi? Kada bi to trebalo biti završeno? Koje se etape moraju ispuniti? Kada bi me zaposlenik trebao obavijestiti o stanju stvari? Kada trebam provjeriti napredak zadatka?
Greške pri delegiranju
U zaključku, željeli bismo se zadržati na analizi nekih tipičnih grešaka u delegiranju. Poznavanje njih može vam pomoći da razvijete vlastiti stil delegiranja i shvatite kako ga možete poboljšati.
1. Nemogućnost poučavanja. O tome kako je podređeni shvatio uputstvo ovisi hoće li se nositi sa svojim zadatkom. Coaching:
1. Lažna delegacija. Ovo je situacija kada se delegiraju zadaci, funkcije i ovlaštenja koja podređeni imaju zbog svojih službenih dužnosti. Kako se to ne bi dogodilo i ne diskreditirate se svojim postupcima, prije delegiranja upoznajte se s poslovnim odgovornostima zaposlenih. A ako ih nema, razvijajte ih. Ovo je korisno, pa čak i potrebno s mnogih gledišta. Iznenađujuće, ali istinito: mnogi zaposlenici ne znaju mnogo (ili samo znaju o njima) opšti prikaz) njihove radne obaveze... O organizaciji rada u takvom kolektivu teško se može ozbiljno govoriti.
2. Greška pri odabiru delegata. Niko nije imun na ovu grešku, ali poštivanje pravila delegiranja će smanjiti mogućnost i posljedice ove greške na minimum.
3. Orijentacija nije na poslu, već na ličnosti. Mrzovoljnost, neumjerenost, pretjerana emocionalnost u tako osjetljivoj stvari kao što je delegiranje su neprihvatljivi. A smirenost i jednaki odnosi sa podređenima su neophodni.
4. Prenošenje funkcija i ovlašćenja na grupu zaposlenih bez definisanja individualne odgovornosti.
5. Strah od „pada autoriteta“. Ako nešto ne znate, bolje je da se obratite stručnjaku. Što se tiče zaposlenih, možete im iskreno priznati da ne znate kako riješiti ovaj problem. To neće jako pogoditi vaš kredibilitet.
6. Najopasnija greška u delegiranju je prenošenje objedinjavajuće funkcije upravljanja na podređene. Glavni koordinator aktivnosti podređenih je upravo šef.
Dakle, delegiranje nije način izbjegavanja odgovornosti, već oblik podjele menadžerskog rada, koji omogućava povećanje njegove efikasnosti. Delegacija olakšava rad menadžera, ali ga ne oslobađa odgovornosti za donošenje konačne odluke, a upravo ta odgovornost čini zaposlenog menadžerom.
Delegiranje je prijenos ovlaštenja, zaduženja na podređene ili kolege. Istovremeno, sam proces ne sastoji se samo u emitovanju predmeta, već iu praćenju njihovog pravilnog izvršenja. Ne znaju svi kako kompetentno delegirati stvari koje neko drugi može učiniti: nema dovoljno samopouzdanja, ometa se lažna skromnost, sputava strah od odbijanja osobe kojoj se može uputiti zahtjev, nema povjerenja. Da biste naučili kako hrabro prenijeti stvari na druge, a istovremeno se baviti produktivnijim pitanjima, važno je znati nekoliko psiholoških tajni.
Lažni mitovi o necelishodnosti delegiranja
Mit broj 1. Ako želite dobro - učinite to sami... Mnogi lideri perfekcionista zaraženi su sličnim stereotipima, koji čvrsto vjeruju da niko u kompaniji neće učiniti ništa bolje i brže od njih. Takve greške su ispunjene gubitkom povjerenja tima, sporim razvojem kompanije i transformacijom zaposlenih u neinicijativni „kancelarijski plankton“.
Mit br. 2. Vrijednost zaposlenika je veća što više radi.... Kašnjenja u službi nakon završetka radnog dana, rad od kuće, vikendom - pokazatelji nepismenog upravljanja vremenom u kompaniji, glupog rasporeda osoblja. Profesionalizam zaposlenika ne sastoji se samo od komponenti visokokvalitetno obavljenog posla, već i od sposobnosti da pravilno isplanirate dan kako ne biste skliznuli u užurbane poslove i neredovne rasporede. Svaki zaposlenik trebao bi se dobro odmoriti u slobodno vrijeme od svog glavnog posla kako bi uvijek bio odličan fizički oblik... Inače sindrom izgaranje neće vas čekati. Važno je izbjeći uobičajenu praksu pod nazivom "Ko ima sreće - na to i krenite."
Mit broj 3. Nema kome povjeriti važne stvari... Opasno gledište prepuno precenjivanja sopstvene snage... U timu uvijek postoji osoba kojoj se može povjeriti dio velikog posla, koja s vremenom može lako zamijeniti vođu u pregovorima ili druge. važnih događaja... U isto vrijeme, šef će imati vremena za razvoj strategije i taktike za promociju kompanije na tržištu.
Mit broj 4. Naučit ću - bit ću raseljen... Strah od takvog vođe često je opravdan, ali to samo govori o njegovom nedostatku povjerenja u sebe, u svoju profesionalnost. Ovaj strah sprječava samog lidera da se popne na ljestvici karijere. Pitanje povjerenja u podređene, ispravnog usklađivanja komunikacije s njima pitanje je moralnog rasta načelnika.
Šta je delegiranje ovlašćenja
Delegiranje nekog posla nije samo davanje naredbe za njegovo izvršavanje ili potpisivanje naloga, prebacivanje odgovornosti za izvršenje na nekog drugog. Važno je odrediti rok za provedbu zadatka, osigurati sve materijale i resurse potrebne za to i kontrolirati izvršavanje zadatka. Svrha delegiranja- stvaranje djelotvornog tijeka rada, zbog čega svi zaposlenici rade kao jedinstven mehanizam, a zadaci koji su im dodijeljeni obavljaju se efikasno i brzo.
Podjela rada je izmišljena pametna osoba u osvit industrijalizacije društva, pa se efikasnost rada značajno povećala, pojavila se prilika za brzi razvoj preduzeća. Zamjenjivost bi trebala biti u bilo kojem timu, inače će u slučaju više sile ili planiranog odmora odgovornog zaposlenika rad u kompaniji biti paraliziran.
Naučiti delegirati ovlaštenja znači preuzeti odgovornost za bilo koji rezultat rada vaših zaposlenika, biti spreman na činjenicu da isprva oni možda neće moći obavljati posao jednako učinkovito kao stručnjaci. Međutim, iskustvo dolazi s praksom.
Znaju li podređeni trenutne zadatke kompanije i područje njene djelatnosti, kao i menadžera kako bi ga mogli zamijeniti u slučaju dugog poslovnog putovanja, bolesti ili odmora? Da li dio svog radnog vremena troši na rutinske poslove koje podređeni lako mogu obaviti? Postoji li osoba u kompaniji koja se može brzo mobilisati ako je potrebno i preuzeti dio posla? Ima li menadžer dovoljno vremena za ozbiljan rad u zajednici?
Budućnost kompanije, njeno sutra: ili prosperitet ili pad, zavisi od odgovora na sva ova pitanja. Dobro strukturirano upravljanje vremenom dio je poslovnih procesa, jedna od glavnih komponenti prosperiteta kompanije, a pametno delegiranje ovdje je od najveće važnosti.
Učenje delegiranja ovlaštenja
Prvi korak prije nego što menadžer odluči prenijeti neke od zadataka bit će izgradnja poverenja sa podređenima. Da biste to učinili, prvo možete povjeriti neki manji posao, neuobičajen za ovog zaposlenika, i provjeriti njegovu provedbu. Prije toga potrebno je izuzetno precizno formulirati ciljeve delegiranja, pregovarati o potrebnim resursima i postaviti stvarne, jasne rokove. Ovako roditelji daju djeci priliku da odrastu: korak po korak, povjeravaju im neke nove poslove za njih po kući, brigu o životinjama.
Sljedeći korak će biti izbor izvođača... Uspjeh povjerenog posla ovisi o tome koliko je tačno zaposlenik odabran. Mudar vođa sigurno zna ko iz tima preuzima inicijativu i spreman je za rast karijere. Drugi kriterij za odabir izvršitelja je opterećenje svih zaposlenih: ne možete povjeriti važnu ili hitnu stvar onima koji već imaju dovoljno svakodnevnog posla.
Nakon što zaposlenik dobije određena prava za izvršavanje zadatka ili posla, potrebno mu je dati priliku da iznese sva svoja nagađanja, nedoumice, nedoumice, pojašnjenja po ovom pitanju. Tako se u timu njeguje klima povjerenja, tim se formira.
Bacanje novopridošlih "u ambulantu", testiranje njihove profesionalnosti, testiranje njihovih unutrašnjih rezervi, kratkovidno je: svakoj osobi je potrebno vrijeme da se prilagodi novim uslovima rada. Da biste izbjegli zamjerke za podizanje "favorita", bolje je delegirati poslove drugim podređenima, odrediti im rokove i pružiti potrebnu pomoć. Ako tim nema onih zaposlenika koji bi mogli obaviti zadatak, potrebno je potražiti stručnjake u smislu outsourcinga, obratiti se poslovnim partnerima.
Primjer iz moje prakse... Potreba za obukom novog osoblja za formiranje prodajnog odjela zrela je već duže vrijeme u kompaniji koja pruža usluge izgradnje web stranica. Osoblje je angažirano, ali posao nije bio klimav ili brz. Zamjenik direktora marketinga od strane generalnog direktora imao je zadatak da novopridošlicama pruži obuku o proizvodima i poduči tehnikama prodaje. Od zamjenika. direktor nije imao vještine za provođenje obuka i obuke osoblja, dvomjesečni studij završio je potpunim neuspjehom: kompanija je polako "tonula", prodaja je bila slaba, neredovna, najam ureda, plaće zaposlenika i porezi trošili su sav prihod.
Direktor je na osnovu ugovora o plaćenoj usluzi prenio ovlaštenje za obuku osoblja na profesionalnog poslovnog trenera. Tri mjeseca tim je proučavao pregovaračku praksu, faze i tajne prodaje, temeljito proučavao složen proizvod. Od tada je prošlo godinu dana. Danas je to vodeća kompanija na lokalnom tržištu za izgradnju web stranica i njihovu promociju na internetu. Svako mora da radi svoj posao.
Pomoć nezavisnih konsultanata može biti korisna kada kompanija nema uskog stručnjaka, kada je potrebna objektivna procjena aktivnosti, kada se odvija dugoročno planiranje, kada se štedi vrijeme, novac i drugi resursi za dovršenje važnijeg posla zadatak.
Čim se odabere zaposlenik ili neovisni stručnjak, potrebno mu je vrlo jasno postaviti zadatak, utvrđujući granice ovlaštenja i povjerenja, vrijeme i nagradu, vrste i uvjete kontrole, kriterije za određeni rezultat prema kojima postignuti cilj se može ocijeniti. Svi ugovori moraju biti zapisani bez greške: izgovorena riječ nastoji iskriviti informacije.
Nakon što je zadatak delegiran, važno je dati vremena da se dovrši, bez trzanja zaposlenika zbog sitnica, ne zamjenjujući ga u različitim fazama zadatka, pružajući odgovarajuću podršku u hitnim slučajevima. Pametan vođa je krajnji rezultat, a ne sam proces. Možete se unaprijed dogovoriti sa zaposlenikom o kojim pitanjima i u koje vrijeme se može posavjetovati s menadžerom. Osim toga, zaposlenik mora biti snabdevena svim potrebnim: novac i vrijeme, tehnički, transportni i logistički resursi za izvršavanje zadatka.
Necessary motivisati zaposlenog o izvršenju težak zadatak moralno i materijalno. Ako je zadatak nepotreban i prazan, zaposlenik se može osjećati bezvrijednim. Jedna ženska direktorica neprestano je upućivala svog vozača da prošeta psa. Od takvog "zadatka" zaposlenik je razvio kompleks "roba", kućnog sluge.
Čim je zadatak završen, potrebno je provesti analizu obavljenog posla, koja se obično procjenjuje zajedno sa zaposlenim. Važno je razumjeti koliko je u potpunosti i efikasno obavljen posao, šta je dalo delegiranje zaposleniku, na koje je načine postigao svoje ciljeve, je li ispunio rok. Ako je dodijeljeni posao obavljen savršeno dobro, potrebno je izraziti zahvalnost zaposleniku, zabilježiti njegov uspjeh i profesionalni rast. Možete usporediti njegova postignuća s usvojenim internim korporativnim standardima, ohrabriti ih na općoj skupštini, izraziti priznanje među ostalim podređenima i zatražiti naknadu od višeg rukovodstva. Svaka pobjeda mora biti osigurana.
Ako posao nije obavljen prema potrebi, morate razumjeti razloge neuspjeha, bez oštrih kritika i uvreda. Najvjerojatnije je ovo strateška greška vođe u odabiru izvršitelja. Potrebno je zajednički izraditi akcijski plan za otklanjanje neželjenih posljedica nepismeno obavljenog posla.
Još jedan nedostatak je vraćanje delegiranja, to je naziv situacije u kojoj zaposlenik koji nije izvršio zadatak pokušava vratiti svoje zadatke menadžeru. Takve pokušaje potrebno je otvoreno suzbiti, podređenom pružiti svu moguću pomoć, ali ne i obavljati njegov posao umjesto njega. Možete nam pomoći da sagledamo problem nerješivog problema razbijanjem cijelog procesa. Međutim, svako mora obavljati svoje zadatke sam.
Vještine delegiranja i rast povjerenja u podređene razvijaju se u praksi, od jednostavnih do složenih. Dajući zadatke svojim podređenima u fazama, vođa raste s njima, postaje profesionalni menadžer.
Prednosti delegiranja
Zaposleni počinju pokazivati inicijativu, formira se ujedinjeni tim koji se ne boji ozbiljnih zadataka.
Između rukovodioca i podređenih stvara se atmosfera povjerenja.
Svi ciljevi počinju se postizati u ugodnijim uvjetima.
Uštede u korištenju ljudskih resursa povećavaju se zbog zamjenjivosti zaposlenih.
Lider oslobađa vrijeme za rješavanje globalnih problema.
Ne može se sve prenijeti na vaše podređene: sva pitanja koja se odnose na interne i spoljna politika kompanije, njeni strateški ciljevi, upravljanje osobljem, pitanja plaćanja, motivacija zaposlenika, zadaci od posebnog značaja ili tajnosti, od kojih ovisi budućnost kompanije, ne mogu se povjeriti oni zadaci kojima će trebati više vremena za objašnjenje nego za samostalno dovršavanje.
Žurbe, rutinske blokade na poslu, vječno zaposlenje menadžera koji ostaje bez odmora dugi niz godina, strah od napuštanja tima bez "glave" simptomi su ozbiljne kancelarijske bolesti koja se zove vremenska nevolja. Iza svega ovoga krije se nesposobno upravljanje vremenom, odnosno njegovo potpuno odsustvo. Može postojati samo jedan recept za oporavak - naučiti delegirati dio posla, više vjerovati svojim zaposlenicima. Uostalom, zašto su angažirani?
Heal psihološka klima u timu možete, nakon što ste naučili kompetentno i jasno postavljati zadatke svojim podređenima, na njih prenijeti neke od svojih ovlasti i svakako obaviti "brifing" nakon završetka posla.
Fragment iz knjige Darije Bikbaeve "Uključi srce i mozak". Nisu svi u mogućnosti prenijeti ovlaštenja, mnogi to vide kao prijetnju gubitkom kontrole, neki ne žele nikoga opteretiti. Preporučujemo da preispitate svoj stav prema podjeli dužnosti.
Zajedno sa izdavačkom kućom "Mann, Ivanov i Ferber" objavljujemo odlomak iz knjige "" Darije Bikbaeve, osnivačice jedne od najuspješnijih agencija za vjenčanja u Rusiji.
Važan zadatak
Sljedeći korak u izgradnji brenda trebao bi biti revizija vašeg zaposlenja: morate ostaviti značajne stvari i riješiti se nepotrebnih. Kad za sebe ostavimo samo one aktivnosti koje su nam zanimljive, važne i potrebne, a ostalo prebacimo na svoje vjerne pomoćnike, naša će se produktivnost značajno povećati. Da biste to učinili bez previše poteškoća, počnite pisati novu listu - "Ne sviđa mi se".
Znati u čemu uživate je vrlo važno, ali jednako je važno opisati ono što vam se ne sviđa. Na primjer, namještanje kreveta, telefoniranje s klijentima, pranje suđa, stajanje u redovima, provjera računovodstvenih evidencija, odgovaranje na e -poštu, održavanje stranice na društvenoj mreži, beskrupulozni izvođači, ljuti ljudi, uske hlače, mrzovoljne žene itd.
Mnogi se "kreativci" boje prenijeti ovlaštenja iz različitih razloga (vidi ""). Prvo, zato što "niko to ne može učiniti bolje od mene." Drugo, "nezgodno je uznemiravati ili eksploatirati." I općenito, riječ "delegacija" zvuči prijeteće.
Kako bih smanjio ozbiljnost situacije, predlažem da se ovaj koncept promijeni u "dar". Naša nepotrebna djela za nekoga mogu postati najbolji dar i spas u njihovoj situaciji, a mi, dajući, dijeleći, sami sebi dajemo dar, jer zauzvrat primamo ono najvrjednije - vrijeme koje možemo potrošiti na važnije stvari.
- Prije nego počnete tražiti, morate razumjeti tko vam je potreban. Stoga, čim sazri potreba za novim zaposlenikom ili slobodnjakom, prvi korak je opisati „stručnjaka iz snova“. Budite hrabri u opisu, ne bojte se sanjati najbolje, opišite ljudske kvalitete, vještine, mjesto stanovanja, sposobnost da radite 24 sata dnevno za ideju, znanje jezika. Vjerujte da čak i ako ste 100% sigurni da takva osoba ne postoji, postoji dovoljno velika šansa da ćete je ipak pronaći.
- Oglasite slobodno mjesto na svim svojim mrežnim resursima s nazivom profesije i kraćim opisom svojih želja. Opišite zašto je rad s vama povoljna i jedinstvena ponuda za kandidate.
- Zamolite svoje prijatelje da ponovo postave ovaj oglas.
- Pronađite internetske izvore, forume koji će vam pomoći da kažete više o svom "poslu iz snova".
- Budite spremni na to da će vam puno kandidata pisati. Vaša priprema sastoji se u unaprijed sastavljanju testnog zadatka koji ćete automatski poslati na vaš zahtjev. Prilikom postavljanja zadatka ne zaboravite postaviti rok, jer u protivnom imate sve šanse da čekate na njegov završetak prilično dugo. Statistika odgovora na testni zadaci vrlo tužno: od 100 aplikanata, samo 10 je prihvaćeno za implementaciju. Ali na ovaj način ćete se zaštititi od nepotrebnih sastanaka s ljudima koji samo pričaju, a ne rade ništa.
- Svi koji su dostojno prošli ispitnu fazu - slobodno zakažite termin.
- Imajte prijateljski razgovor. Postavljajte pitanja iz upitnika za zaposlene (pogledajte dolje). Jedno od najvažnijih pitanja u ovom upitniku je „Tri najbolja projekta / proizvoda koje ste stvorili u svom životu“. Po tom pitanju se kreativni ljudi najčešće otvaraju, oči im zasvijetle. Možda ćete pronaći talent koji nije imao priliku da postane standardni rezime za posao.
Moje životno iskustvo pokazuje da je loše obavljen zadatak prije svega loše postavljen zadatak. Stoga je u bilo kojoj fazi interakcije sa zaposlenicima, slobodnjacima ili partnerima vrlo važno biti sposoban za to.
Sedam koraka do uspješne delegacije
- Pismeno postavite zadatak.
- Dogovorite se o razumijevanju rezultata koji želite.
- Recite nam o svojim greškama - ovo će pomoći zaposleniku da ne nagazi na istu grablju.
- Dogovorite rokove, standarde, kriterijume učinka i periode privremene kontrole.
- Ne dajte upute korak po korak-samo zadatke, inače ćete to morati raditi cijelo vrijeme.
- Navedite resurse koje zaposlenik ima na raspolaganju.
- Razgovarajte o pozitivnim i negativnim posljedicama.
Kako zadržati dobrog zaposlenika?
U svojim kompanijama često provodim ankete. Upitnik sadrži pitanja poput: šta volite u svom poslu, šta ne biste voljeli raditi? Koliki su troškovi života i koja je vaša željena plata? Opišite niz problema koje rješavate. Šta biste još htjeli raditi? Šta nedostaje efikasnom radu? Šta su vaši snovi, planovi, želje? I ovo je samo dio pitanja.
Svrha ovakvog upitnika je identificiranje slabosti u našim korporativnim odnosima. Ako vam je potreban ovaj zaposlenik, njegovim odgovorima ćete pronaći priliku da ga zadržite. Novac nije svima najvažnija stvar u poslu. Za jednog je važna dosljednost, za drugog - rast karijere, za trećeg - pohvale. Morate razumjeti osnovne vrijednosti svih. Da, neko, ali pitanja vezana za nekoga: buduće penzionisanje, prikladan raspored godišnjih odmora, mogućnost povratka u preduzeće nakon dekreta. Ponekad je odgovor na pitanje "Šta nedostaje za efikasan rad?" ispostavlja se vrlo jednostavno: na primjer, spori računari ili telefon bez pristupa internetu. Rješavanjem ovog jednostavnog problema ne samo da činite svog zaposlenika sretnijim, jer on dobija ono što želi i vidi kako ga cijenite, već i efikasnije - rad cijele kompanije.
Ispod ćete vidjeti upitnik koji koristim za anketiranje svojih zaposlenika. Njegova prednost je što je pogodan i za zapošljavanje novih stručnjaka. Samo dva pitanja označena zvjezdicom trebaju biti isključena prilikom intervjuiranja kandidata.
Obrazac za prijavu
- PUNO IME.
- Datum rođenja.
- Profession.
- Životna nadnica.
- Željena plata.
- Moji snovi.
- Moji talenti i sposobnosti (lični).
- Šta bih želio raditi u kompaniji.
- * Ono što mi nedostaje za efikasan rad.
- Ideje za promociju i razvoj kompanije.
- Moj idealan radni dan.
- Moj idealan projekt / proizvod.
- Tri najbolja projekta / proizvoda u mom životu (nešto što ste sami stvorili / organizirali i smatrali ste da ste odlično odradili posao).
- * Navedite svoje obaveze na poslu.
Zadnja tačka je možda jedna od najzanimljivijih. Ponekad čak i ne pretpostavljate koliko osoba čini korisno na svom mjestu, ali kad jednom navede svoje stvarne odgovornosti, imate priliku gledati na njegov rad na drugačiji način. Događa se i obrnuto - kada se stvarne obavljane dužnosti razlikuju od onoga što očekujete. Tada možete brzo ispraviti situaciju.
U svakom slučaju, ovo je odličan način za pronalaženje međusobnog razumijevanja i poboljšanje efikasnosti svakog zaposlenika i cijele kompanije u cjelini.
Mnogi se plaše da će „odrasli“ zaposlenici otići i osnovati konkurentska preduzeća. Prije nego što sam rodila treće dijete, moja pomoćnica (desna ruka) nije samo napustila moju kompaniju, već je „uzela“ glavnog klijenta, koji nam je u tom trenutku davao deset visokobudžetnih projekata godišnje. Teško da je potrebno opisivati osjećaje koje sam tada doživio. Ali sada sam joj zahvalan. Da se to tada nije dogodilo, ne bih počeo provoditi obuke i majstorske tečajeve, ne bih pisao knjige. Jednom riječju, ne bih se počeo razvijati osvetom i u potpuno novim smjerovima za mene. Da, izgubio sam najbolji klijent, ali ste dobili mnogo više.
Često, kada je u poslu sve dobro i nema posebne motivacije za nastavak, takve situacije pomažu da se „uzdrmaju stvari“.
Kada trebate okupiti tim?
Još jedan prilično čest problem sa kojim sam se suočio bilo je usko razumijevanje komande. U upitniku, prema kojem radim sa studentima, postoji stavka: "Recite nam o svom idealnom timu." Većina odgovora zvuči ovako: "Trenutno nema tima, ali jednog dana ću imati pomoćnika ili ličnog asistenta."
Dakle, da biste stvorili tim, ne morate čekati poseban trenutak. Možete prikupiti istomišljenike odmah, u bilo koje vrijeme, za bilo koji projekt koji vas zanima. Potražite talente oko sebe! Pitajte, što bi htio ovaj ili onaj stručnjak koji vam je potreban, o čemu sanja, koje ga ideje drže budnim? Nemojte ga okovati čvrstim okvirom vaše kompanije, on mora biti slobodan. Stalno širite pogled na tim.
Kad su poznatog cvjećara Prestona Baileyja pitali po kojem principu je stvarao tim, odgovorio je: "Postoji jedan princip - svatko me može naučiti nečemu." Ako ste fotograf i razumijete da vam nedostaje stilista ili dekorater, potražite ljude koji profesionalno rade u ovim područjima. Ako je s kreativnim dijelom vaše kompanije sve u redu, ali klijenti nisu zadovoljni kašnjenjima i preklapanjima, potražite dobrog organizatora. Ako postoji potreba za novom tehnologijom, pronađite nekoga tko to razumije i uštedjet će vam vrijeme. Dodavanjem novog profesionalca u vaš tim, vaši će projekti ojačati. Ovo je jedini način za implementaciju kul ideja o kojima će cijeli svijet kasnije govoriti!
Glavni zadatak voditelja je baviti se poslovnim razvojem, tražiti nove ideje, projekte i stjecati nova znanja. Drugi zadatak je biti u kontaktu sa zaposlenicima, motivirati njihov samorazvoj. Talente je potrebno opteretiti projektima tako da nemaju vremena „gledati sa strane“. Ako se sve to učini, neće biti problema sa zaposlenicima. Štaviše, ljudi će nastojati da rade samo za vas.
U današnje vrijeme, kada praktički nema problema u organizaciji komunikacije s tehničkog stajališta, najvažnije je biti u stanju uspostaviti pravu komunikaciju. Omogućava stručnjacima iz različitih gradova da stvore izvrsne timove za projekte, da ispune svoj san o radu i putovanju u isto vrijeme. Osim radnika, uspostavljaju se i prijateljski odnosi.
Moje priče
Vjerujem da su komunikacija i stvaranje jedinstvenih timova najvrjednija stvar u mojim programima obuke. Zahvaljujući mojim majstorskim tečajevima na internetu, ljudi su se počeli upoznavati i dopisivati. Imamo jedinstvenu "zatvorenu" grupu u kojoj vlada atmosfera velika porodica, iako u njemu već ima više od hiljadu ljudi. Ovo je publika notorno aktivnih ljudi koji su kupili skupe online obuke. Sada je to prostor za inspiraciju, uzajamnu pomoć, podršku i prijateljstvo. U ovoj grupi, čak i na internetu, bez međusobnog poznavanja, ljudi iz različitih gradova počinju posjećivati jedni druge, stvarati vrlo cool projekte u potpuno novim timovima i prostorima.
Često držim velike forume, festivale i konferencije na koje se okuplja stotine kreativnih ljudi iz cijelog ZND -a. Na tim događajima imam osjećaj velikog i prijateljskog „pionirskog kampa“ i „flash moba“ koji se sprema. Tim se sastoji od različite zemlje, neki su već poznati, drugi su samo vidjeli društvene mreže... Svi se široko osmjehuju, sastaju se kao stari poznanici, raspravljaju o idejama i problemima i počinju činiti čuda.
Neki od mojih učenika, na zadatku izrade promotivnog projekta, postavili su svjetski rekord u svom gradu, izgradivši najveći kauč na svijetu, koji je kasnije službeno upisan u Guinnessovu knjigu rekorda. Takve stvari se ne mogu raditi same, čak ni sa ličnim asistentom.
Maksimum efikasne načine riješili smo se svega što nas je ometalo, očistili ruševine i pronašli tim iz snova. Sada - idemo!
Kontrolna lista
Da biste bolje usvojili materijal iz sedmog poglavlja, dovršite sljedeće zadatke:
- Napravite spisak stvari koje biste željeli prenijeti na nekog drugog;
- Opišite akcioni plan za pronalaženje i zapošljavanje novog zaposlenika;
- sami popunite upitnik za zaposlene koji ćete ubuduće nuditi članovima svog tima.
U salon za tetoviranje došao je muškarac. - Služio sam u tenkovskim snagama, daj mi tetovažu na zadnjoj strani rezervoara. Majstor je sjeo nakon pet minuta. - Spreman. - Zašto si se tako brzo tetovirao? -A šta ima za ubod, samo 4 slova T-A-N-K.
Uvijek se sjetim ove anegdote kad čujem: „ delegirao zadatak zaposleniku i smeće je izašlo. Lakše mi je to učiniti sam nego kasnije to ponoviti. ".
Kad pitam kako je zadatak delegiran, ispostavlja se da je zvučalo nešto poput gornje šale.
Posebno za svoje kolege poduzetnike, pišem ovaj članak u kojem ću detaljno govoriti o ispravnom prenošenju ovlaštenja.
Razlika između dodjele i delegiranja ovlaštenja
Prvo, odmah odvojimo delegiranje i dodjelu, budući da se za dodjelu koristi jednostavniji algoritam "upućeno - provjereno rezultat".
Zadatak je prijenos jednostavnog zadatka na zaposlenika, bez prijenosa dodatnih ovlaštenja (zaposlenik ih već ima zbog svojih radnih obaveza).
Da bih bolje razumio razliku, dajem primjer: naredba šefa sistemskom administratoru "poveži moj računar" može biti naredba, ako se ovaj računar nalazi u kutiji u uredu šefa - mora se odštampati, sastaviti, staviti sto, povezan sa internetom, i instaliran skup kancelarijskih programa.
Ako trebate pitati šefa o njegovim računalnim zahtjevima, odaberite najboljeg od dobavljača, izdajte račun, potpišite ga sa šefom, odnesite ga u računovodstvo, provjerite uplatu, donesite i provjerite računar, ispišite, sastavite , staviti na sto, povezati internet, postaviti skup uredskih programa - govorimo o delegiranju.
Delegiranje je prijenos zadataka (1) i ovlaštenja (2) na primatelja, koji preuzima odgovornost (3) za njihovu provedbu.
VLAST- ograničeno pravo na korištenje resursa organizacije i njihovo usmjeravanje na provedbu određenih zadataka.
ODGOVORNOST- obavezu izvršavanja zadataka i odgovornost za njihovo rješavanje.
Sve poslovne zadatke dijelim u 5 grupa:
V korak. Sumirajući delegaciju
Kad ljudi nemaju jasnu predstavu o stvarnosti, oni je izmišljaju.
Miles Downey
Ovu fazu menadžeri često nezasluženo zanemaruju.
Kad čujem od svojih kolega preduzetnika:
- moj šef vidi samo kad griješim, a kad dobro radim, ne primjećuje.
- mog direktora uopće ne zanima kako napreduje moj rad. Svi zadaci dolaze e-mail, Šaljem i odgovore. Iako sjedi u susjednoj prostoriji.
- Imam osećaj da radim u vakuumu. Bez reakcije - šta sam uradio, šta nisam uradio.
Vraćam im da imaju nedjelotvornost Povratne informacije sa osobljem.
Zaposleni izmišljaju stvarnost i žive u njoj, pa im šef ne govori kako ocjenjuje njihov rad.
Obično su menadžeri iznenađeni - "zaposlenik sjedi sam za sebe, radi efikasno, malo kosi, zadovoljan sam s njim - koje su mu to čudne misli u glavi?"
Zapamtite:
1) odsustvo povratnih informacija zaposleni obično smatra odobrenjem ili sporazumom sa onim što jeste;
2) čak i ako je neverbalna povratna informacija bila pozitivna, preporučljivo ju je duplicirati verbalno. Za maksimalnu podudarnost, neverbalna povratna informacija treba potvrditi verbalnu;
3) Negativna povratna informacija je bolja nego nikakva. Pozitivne povratne informacije daju bolje rezultate.
Dakle, rezimiramo a oni nas:
1) zadovoljni (nosili se sa zadatkom)
2) nisu zadovoljni (nisu se nosili sa zadatkom)
Savladalo zadatak:
1) pitati - šta mu je dao proces delegiranja;
2) prepoznati njegove uspjehe, pohvaliti ono što je postigao;
3) izbjegavajući kritike i optužbe, razgovarajte o tome šta se moglo bolje učiniti;
4) raspravlja o planu daljeg profesionalnog rasta zaposlenog;
5) ohrabrivati (ispuniti obećano kada je motivisano).
Ako se zaposlenik nije snašao (ne snalazi) sa zadatkom koji je pred njim, onda o tome kako.
Koristite moj korak-po-korak algoritam za delegiranje ovlaštenja i zajamčen vam je uspjeh u postizanju rezultata rukama zaposlenih!
Šta je na webinaru:
- identificirali 5 glavnih koraka u procesu delegiranja ovlaštenja;
- shvatili šta je važno, slijedi, može, i ni u kom slučaju ne može biti delegirano;
- naučili kako odabrati pravog izvršioca za delegiranje;
- razmotrili kako pravilno prenijeti i kontrolirati zadatke bez gubitka u kvaliteti i vremenu.