С 1 июля 2017 листки нетрудоспособности можно оформлять в электронном виде, теперь они обладают той же юридической силой, что и бумажные аналоги. Это упрощает работодателям взаимодействие с фондом социального страхования, ведь все сведения хранятся в общей базе, доступ к которой обеспечивается через интернет. К тому же, эта система полностью исключает вероятность подделки документов, когда работники приносят недействительные медицинские справки, по которым они могут сколько угодно находиться на больничном.
Как взаимодействует работодатель с ЕИИС ФСС?
Новые информационные технологии призваны обеспечивать Фонду социального страхования прозрачность финансовых потоков, возможность отслеживать корректность направления тех или иных выплат, получать сложные аналитические отчеты и любую информацию из базы данных в режиме реального времени. Таким образом обеспечивается эффективная система управления всеми страховыми средствами ФСС. В общем виде процедура взаимодействия организаций и Фонда выглядит следующим образом:
- Заключение соглашения с Фондом социального страхования.
- Получение электронной подписи, интегрированной с ЕИИС Соцстраха. Если подпись имеется, проверить ее адаптированность под работу системой можно на официальном сайте ФСС.
- Создание личного кабинета на сайте ФСС.
- Установка на компьютеры в бухгалтерском отделе необходимого ПО: СКИЗ (для защиты информации) и софт для работы с ЭЛН.
В целях обеспечения безопасности на ПК у бухгалтеров должны быть установлены профессиональные версии антивирусных программ. Это нужно для предотвращения кражи персональной информации. На 2018 год использование электронных больничных не является обязательным - организации вправе сами решать, каким методом обрабатывать листки нетрудоспособности. При использовании ЭЛН необходимо получить от каждого сотрудника письменное разрешение (заполняется в свободной форме). Далее более подробно разберем основные моменты.
Получение электронной подписи
Электронная подпись должна быть совместима с системой ЕИИС «Соцстрах». Купить её можно в одном из удостоверяющих центров. Адрес ближайшего отделения можно узнать на сайте МинКомсвязи РФ. Если у организации (руководителя) уже имеется цифровая подпись, то необходимо уточнить у оператора, адаптирована ли она для работы с Личным кабинетом на сайте Фонда социального страхования.
Регистрация на портале Госуслуги
Когда электронная подпись получена, необходимо зарегистрироваться на портале «Госуслуги». Первым делом руководитель предприятия (или ответственное лицо по ФСС) должен пройти регистрацию как физическое лицо. После этого с использованием этой учетной записи заводится юридическое лицо (ИП или ООО). Также на сайте государственных услуг должны зарегистрироваться все работники, желающие пользоваться электронными листками нетрудоспособности. Если предприятие желает полностью перейти на ЭЛН, оно должно уведомить всех сотрудников о необходимости завести учетную запись на портале «Госуслуги». Незарегистрированные сотрудники смогут пользоваться обычными, то есть «бумажными» больничными.
Необходимое программное обеспечение
Для всех желающих подключиться к единой системе Фонд разработал сервисы личных кабинетов. Они доступны по ссылке . Для работы потребуется соответствующее программное обеспечение. Предусмотрено 2 варианта - использовать бесплатный софт от ФСС - АРМ ЛПУ или адаптировать собственную информационную систему под работу с ЕИИС. Главное достоинство первого варианта - доступность. За использование АРМ ЛПУ не нужно платить (за исключением некоторых дополнительных услуг). Однако он имеет и ряд недостатков, наиболее значимый из которых - необходимость постоянного дублирования информации.
Дело в том, что система Соцстрах не интегрирована с ЕГИСЗ, в связи с чем «не умеет» автономно собирать сведения о ЭЛН. Поэтому медицинским работникам приходится повторно вносить информацию. Поэтому самым оптимальным вариантом является использование интегрированной МИС. Чтобы использование программного обеспечения было юридически законным, оно должно быть интегрировано с ЕИИС Соцстрах. На сайте ФСС представлен перечень требований к софту. Интеграция происходит по следующему сценарию:
- Сотрудник компании производит через МИС запрос на вход в систему Соцстрах для получения больничных (с указанием их требуемого количества). В итоге в базе данных отображается весь необходимый список.
- Медицинский работник через МИС создает листок нетрудоспособности. При использовании электронной версии ставится соответствующая пометка.
- МИС избирает из базы данных номер требуемого ЭЛН. На этом идентификаторе ставится пометка «использованный». МИС подставляет соответствующий номер в ЭЛН. Если свободные номера отсутствуют, в программе должно появиться уведомление об ошибке.
- Пользователи в штатном режиме корректируют ЛН (указывают сроки и причины утраты трудоспособности). Каждый ЭЛН заверяется с помощью электронной подписи.
- Оператор формирует реестр созданных листков нетрудоспособности и отправляет их в ЕИИС. Для этого используется метод prParseFilelnlpu
Основными разработчиками ПО являются компания «1С», предлагающая программное обеспечение для медицинских учреждений (1С:Медицина. Больничный, 1С:Медицина. Поликлиника, 1С:Медицина Стационар), «Газинформсервис» (Криптографическая платформа Litoria Crypto Platform), «Тензор» (СБИС Электронная отчетность), «СКБ «Контур», компания «ПАРУС» и другие.
Руководство по работе с Личным кабинетом
С 1 июля 2017 года, по желанию работника (обязательно письменное согласие) он может получить листки нетрудоспособности в электронном виде. Об этом написано в 5 пункте 13 статьи ФЗ №255. Согласно этому законодательному акту, ЭЛН должны быть размещены в единой информационной системе ФСС и содержать электронную подпись. Таким образом, с 1.07.17 ЭЛН становятся полноценной заменой бумажным носителям, то есть имеют такую же юридическую силу.
В Постановлении Правительства РФ №1567 сказано, что для участия в программе информационного взаимодействия страхователи могут использовать не только личный кабинет ФСС, но и собственное программное обеспечение (оно должно быть интегрировано и отвечать всем необходимым требованиям безопасности). Для получения доступа ко всем функциям единой информационной системы ФСС, необходимо произвести следующие манипуляции:
- Перейти на сайт ФСС и пройти процедуру регистрации. Для этого потребуется указать персональные данные, рабочий номер телефона и почтовый ящик. Также можно авторизоваться через учетную запись на портале «Госуслуги» (только для верифицированных пользователей).
- Пройдя процедуру аутентификации, необходимо войти в личный кабинет. Система предложит список электронных больничных (если их несколько), среди которых нужно выбрать интересующий.
- Заполнить во вкладке ЭЛН основные сведения о сотруднике (ФИО, СНИЛС и так далее), дата выдачи, информация о временных рамках нетрудоспособности и статус (уплачено или нет пособие).
В любой момент пользователь личного кабинета может корректировать ЭЛН: сообщить об ошибке, изменить статус или прикрепить дополнительную документацию (например, медицинское заключение). Всем участникам системы доступные такие возможности личного кабинета, как загрузка в систему ЭЛН или внесение в них корректировки (для медучреждений); получение необходимых сведений о состоянии нетрудоспособности своих сотрудников и порядке выплат пособий (бухгалтерия); проверка состояния своих больничных листов (сотрудники).
Поправки в положения Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» о введении ЭЛН внесены Федеральным законом от 01.05.2017 N 86-ФЗ.
Цели изменений:
- Объединение информации по больничным в единую базу;
- Уход от громоздкой системы хранения и обработки данных;
- Снижение затрат страхователей;
- Экономия бюджетных средств.
Что получат работодатели от введения электронных больничных
Заполнение документов на компьютере удобнее и проще, поэтому бухгалтерам компаний не придется сталкиваться с ошибочно оформленными медиками больничными, бояться претензий ФСС и обращаться туда с запросами по поводу оплаты сомнительных листов.
Бухгалтеры сами не будут руками вписывать информацию в листы нетрудоспособности, думать о цвете чернил, отсутствии ошибок и волноваться, чтобы не дрогнула рука.
ЭЛН исключает ошибочную переплату или недоплату пособия, исправления и изменения информации в больничных.
Как работает система ЭЛН
Обмен сведениями о страховых случаях по временной нетрудоспособности и материнству осуществляется с помощью Единой интегрированной информационной системы «Соцстрах» ФСС РФ (ЕИИС «Соцстрах»).
Участники системы ЕИИС «Соцстрах»:
- Страховщик – ФСС РФ
- Страхователи (работодатели)
- Медицинские организации (больницы, поликлиники) и федеральные государственные учреждения (бюро) медико-социальной экспертизы (МСЭ).
Оформлять ЭЛН медицинские организации могут при соблюдении двух условий:
- работник-застрахованное лицо дает на это письменное согласие;
- медицинская организация и страхователь-работодатель являются участниками системы информационного взаимодействия с ФСС по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН.
Работодатели могут взаимодействовать с ФСС по поводу ЭЛН прямо из программ 1С . Электронный листок нетрудоспособности и обмен с органами ФСС реализован в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3) с версии 3.1.2.293.
Второй способ взаимодействия - открыть личный кабинет на сайте ФСС РФ. В личном кабинете работодатель получает уведомления о поступлении ЭЛН и заполняет данные по больничному со своей стороны (раздел «Заполняется работодателем»).
Работник для отслеживания движения ЭЛН может также зарегистрироваться на сайте ФСС РФ в специальном сервисе - кабинете застрахованного лица .
Взаимодействие по обмену сведениями в целях формирования ЭЛН
Схема взаимодействия между застрахованным лицом, работодателем, ФСС и медицинским учреждением:
- Работник-застрахованное лицо дает медицинскому учреждению письменное согласие на формирование листка нетрудоспособности в форме электронного документа.
- Медицинское учреждение формирует ЭЛН (поддерживается в решениях 1С:Медицина ), подписывает его усиленной квалифицированной подписью врача (ЭЦП для врача) и медицинской организации и отправляет всю информацию по больничному в ФСС.
- Медицинское учреждение выдает работнику номер ЭЛН для передачи его страхователю-работодателю.
- Работник сообщает работодателю номер ЭЛН.
- Работодатель по номеру ЭЛН из своей программы 1С запрашивает и получает из базы ФСС все данные больничного.
- По полученным из базы ФСС данным в программах 1С автоматически рассчитывается пособие по временной нетрудоспособности (сведения о страхователе, о застрахованном лице, о среднем заработке, стаже работы и другая необходимая информация уже хранится в 1С)
- Работодатель оплачивает работнику больничный лист.
- Информация о сумме выплаченного пособия отправляется в ФСС.
- ФСС частично оплачивает больничный (для регионов «прямых» выплат).
Инструкция: как работать с электронными больничными ЭЛН в 1С
Минимальные требования
- Версия платформы: 8.3.10 или выше.
- Версия конфигурации: ЗУП 3.1.2.293 и выше.
- Подключение к
Документ «Больничный лист»
При вводе электронного больничного листа достаточно заполнить основную информацию:
- организацию (если ведется учет по нескольким организациям);
- сотрудника;
- номер листка нетрудоспособности.
Рис. 1. Больничный лист
После этого по кнопке Получить данные из ФСС документ автоматически заполняется данными ЭЛН, полученными с сервера ФСС.
Пособие рассчитывается исходя из сведений о заработке и стаже сотрудника, хранящихся в базе пользователя 1С.
Рис. 2. Заполненный больничный лист
Сведения о медицинской организации загружаются автоматически. Для их просмотра нажмите на гиперссылку «Заполнены данные…».
Рис. 3. Сведения о медицинской организации
Создание и отправка реестра ЭЛН в ФСС
Реестр ЭЛН можно создать в рабочем месте 1С-Отчетность .
Рис. 4. Реестр ЭЛН
Табличная часть документа заполняется двумя способами:
1. по кнопке Заполнить таблица заполняется всеми ЭЛН, которые еще не были отправлены;
2. по кнопке Добавить можно выбрать конкретные ЭЛН, которые необходимо отправить в ФСС.
Рис. 5. Реестр ЭЛН для отправки в ФСС
Для просмотра дополнительной информации об ЭЛН, которая будет отправлена в ФСС, можно дважды щелкнуть по строке с этим ЭЛН.
Рис. 6. Форма дополнительной информации
Перед отправкой документ необходимо провести. При проведении документа выполняется проверка заполнения обязательных полей.
Для отправки реестра в ФСС нажмите кнопку Отправить реестр в ФСС .
Рис. 7. Отправление реестра в ФСС
Если в программе не настроена связь с ФСС, подключитесь к .
Электронный больничный будет реализован и в других программах 1С.
Получить электронный больничный лист можно с 1 июля 2017 года. Именно с этого дня действует новый Закон с изменениями в вопросе оформления документов о временной нетрудоспособности. Теперь больничные листы можно выдавать не только в классическом варианте (на бумаге), но и в электронной форме. Интересно, но оформление электронных документов было доступно и раньше, но только в тестовом режиме. С начала июля оно получило законную силу.
Общие положения
Законопроект под номером 27110-7 о введении в действие электронных больничных листов был внесен на рассмотрение Государственной думы еще в ноябре 2016 года. Цель нововведения — обработка технологии взаимодействия медицинских структур, а также территориальных отделений ФСС. При этом перевод с бумажного варианта на электронную форму планируется осуществлять постепенно.
Интересно, что в ФЗ №86 электронный лист рассматривается не с позиции замены, а в качестве альтернативы уже существующему документу. Медицинское учреждение вправе выдавать больничный лист только при наличии письменного согласия со стороны застрахованного лица. Кроме того, больница и работодатель должны быть частью системы обмена информацией об электронных больничных листах.
Вопрос внедрения такого типа документа обсуждается с 2011 года. Именно тогда был запущен первый проект, подразумевающий осуществление прямых выплат. Еще через три года больничный лист стали применять в отдельных субъектах России в качестве нового проекта по внедрению электронных больничных листков. Единственное, что изменилось с первого июля 2017 года, так это подход к реализации новой практики. Теперь больничные в электронном виде могут использоваться везде на базе закона ФЗ №86.
Как это работает?
Планируется, что переход на новый тип больничных листов значительно облегчит жизнь работникам отдела кадров и бухгалтерии. Теперь нет необходимости проверять корректность оформления и заполнения документов, вносить данные для расчета больных, а также искать место для хранения многочисленных бумажных бланков с больницы. С другой стороны, введение электронных листов не освобождает от работы — некоторые манипуляции все-таки придется делать.
После ввода электронных больничных листков порядок действий следующий:
- Работник больницы с помощью ПО вводит данные, которые соответствуют реквизитам выданного листка потери трудоспособности.
- Созданный документ заверяется с помощью электронной подписи сотрудниками больницы и самого медицинского учреждения.
- Подготовленный электронный лист направляется в «Соцстрах».
- Страховая компания с помощью ПО вносит данные в реестр сведений по выплате пособий, производит заверку документа с помощью ЭЦП, после чего направляет в электронную систему «Соцстрах».
- На базе имеющихся данных о страховых случаях назначаются и производятся выплаты пособий по родам, беременности и временной потери трудоспособности.
Как получить больничный лист?
Теперь рассмотрим не менее важный момент — как оформить электронный больничный лист. При желании клиент медицинского учреждения может получить любой из существующих типов документа — стандартный (в бумажной форме) или электронный. Информация о последних вносится в специальную базу ФСС РФ, которая открыта и для работодателей.
Полный цикл получения документа происходит по следующему алгоритму:
- Компания через персональный кабинет в ФСС заполняет свою часть листа и оплачивает больничный сотруднику.
- Работник предприятия дает разрешение на оформление электронного листа, после чего врач вносит информацию о больничном в базу ФСС. Как отмечалось выше, эти же функции выполняют и представители компании, где работает больной.
- Информация направляется в ФСС.
Ключевую функцию в процессе имеет личный кабинет страхователя, с помощью которого можно решать следующие задачи:
- Получать информации по электронному листку нетрудоспособности.
- Просматривать выданные документы и распечатывать их.
- Экспортировать информацию в xml-файл с возможностью дальнейшей загрузки файла в программное обеспечение застрахованного лица для создания и подписи реестров с последующим отправлением в ФСС.
- Поиск и изучение пособий, выплаченных ФСС
- Просмотр извещений, оформленных работниками фонда социального страхования.
- Подача заявки на запись в региональный отдел ФСС и прочие.
В чем преимущества?
Сегодня почти 92% работодателей используют электронный документооборот. При этом основная информация направляется органам власти в электронной форме и только 8% в бумажном виде. Особенность нововведения в том, что его реализация не требует больших расходов. Более того, появляется возможность снизить расходы. Мало кто знает, но только за 2016 год было напечатано листов временной нетрудоспособности на сумму больше 120 млн. рублей. И с каждым годом расходы только растут.
Также стоит помнить, что листки нетрудоспособности относятся к бланкам строгой отчетности, что требует от медицинских учреждений ответственного подхода к хранению документов. Они должны содержаться в специальных местах — архивах, которые занимают немалые площади. Появление цифровых документов позволяет избежать подобных проблем, ведь вся информация хранится в электронной форме.
Нововведение имеет ряд плюсов и для пациентов, которым не нужно постоянно ходить в медицинское учреждение для исправления допущенных ошибок, обращаться за переоформлением или выписыванием новых листков в случае утери. По статистике каждый год оформляется больше 2 миллионов больничных, которые заполняются с ошибками и не принимаются кадровиками.
Еще один немаловажный момент — невозможность подделки документа, ведь его передача осуществляется из больницы работодателю и страховой компании по специальным и надежно защищенным каналам связи.
Итоги
Введение электронных больничных листов с 1 июля — путь к реальной экономии бюджета. По расчетам чиновников уже за 2-е полугодие 2017 года удастся сэкономить 12 млн. рублей. С годами объем сэкономленных средств будет только увеличиваться. Первоначально в ФСС ожидали, что новый закон начнет действовать уже с начала года, но по ряду причин внедрение нововведения был перенесено на середину 2017-го.
После закрытия медицинской организацией листка нетрудоспособности в форме электронного документа (ЭЛН) гражданин сообщает его номер своему работодателю, который запрашивает в информационной системе Фонда социального страхования РФ (ЕИИС «Соцстрах») ЭЛН по его номеру и СНИЛС работника, заполняет сведения о работнике, работодателе, сведения о стаже и заработке и направляет их в ЕИИС «Соцстрах» с квалифицированными электронными подписями главного бухгалтера, руководителя и самого работодателя-юридического лица.
Стоит отметить, что с ЭЛН нет необходимости ехать по месту работу и «сдавать» его в бухгалтерию или кадры – работник может сообщить работодателю номер ЭЛН любым удобным для него способом - посредством предоставления талона с номером ЭЛН, телефонной связи или информационно-телекоммуникационной сети «Интернет».
При этом, талон с номером ЭЛН, выдаваемый медицинской организацией застрахованному лицу, не является основанием для назначения страховых выплат и предназначен для информирования гражданина о сформированном ЭЛН.
Что необходимо указывать в больничном в поле «Место работы», если в организации есть обособленные подразделения?
В строке «место работы - наименование организации» необходимо указывать наименование работодателя застрахованного лица, зарегистрированного в качестве страхователя в территориальном органе Фонда социального страхования Российской Федерации.
Внесение в строку листка нетрудоспособности «место работы - наименование организации» подразделения организации, не являющегося работодателем конкретного застрахованного лица, не предусмотрено. В листках нетрудоспособности, в случаях если трудовой договор у работника организации заключен с его подразделением, следует указывать наименование соответствующего подразделения.
Как и где можно проверить подлинность и обоснованность выдачи больничного листа?
Для проверки подлинности листка нетрудоспособности можно обращаться в территориальный орган Фонда по месту регистрации страхователя либо в региональное отделение по местонахождению медицинской организации, реквизиты которой указаны в листке нетрудоспособности. Для зарегистрированных на Портале Фонда страхователей также есть возможность проверить существует ли указанный на листке нетрудоспособности номер. Проверка обоснованности выдачи листков нетрудоспособности относится к компетенции Росздравнадзора.
Может ли больничный выдаваться «задним» числом?
В соответствии с пунктом 5 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок) выдача и продление листка нетрудоспособности осуществляется медицинским работником после осмотра гражданина и записи данных о состоянии его здоровья в медицинской карте амбулаторного (стационарного) больного, обосновывающей необходимость временного освобождения от работы.
В случаях амбулаторного лечения гражданина в медицинской организации (в поликлинике) листок нетрудоспособности выдается в день обращения. При лечении в стационарных условиях датой выдачи листка нетрудоспособности является дата выписки из стационара.
Вместе с тем, согласно пункту 14 Порядка выдача и продление листка нетрудоспособности за прошедшее время может осуществляться в исключительных случаях по решению врачебной комиссии при обращении гражданина в медицинскую организацию или посещении его медицинским работником на дому.
Кроме того, в случаях оформления дубликата листка нетрудоспособности взамен утерянного или испорченного датой выдачи такого листка нетрудоспособности будет фактическая дата оформления его дубликата.
Однако, выдача листка нетрудоспособности по уходу за больным членом семьи за прошедшее время Порядком не предусмотрена.
Что требуется для замены на российские больничные документы, подтверждающих нетрудоспособность при заболевании заграницей?
Иностранные медицинские документы, подтверждающие временную нетрудоспособность граждан в период их пребывания за границей (после легализированного перевода) по решению врачебной комиссии медицинской организации могут быть заменены на территории Российской Федерации на листки нетрудоспособности установленного в Российской Федерации образца на основании пункта 7 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
При этом замена иностранных медицинских документов на листок нетрудоспособности российского образца возможна при выполнении следующих условий:
- медицинские документы, выданные за границей, должны быть легализированы;
- записи в них должны подтверждать временную нетрудоспособность гражданина.
Также необходим нотариально заверенный перевод документов на русский язык.
Статьей 3 Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, заключенной в г. Гааге 05.10.1961, установлено, что единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и в надлежащем случае подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление предусмотренного статьей 4 Конвенции апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен.
Для стран - участников данной Конвенции, выданные на территории соответствующего государства, медицинские документы удостоверяются в упрощенном порядке посредством проставления апостиля.
Для замены документа, подтверждающего временную нетрудоспособность в период пребывания за границей, на листок нетрудоспособности российского образца заявитель вправе обратиться в медицинскую организацию лично или через представителя по доверенности.
Где гражданин может узнать в случае утери номер своего электронного листка либо посмотреть сведения о его оплате?
Застрахованные лица могут уточнить сведения о своих электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам с использованием Личного кабинета получателей услуг, расположенному в сети «Интернет» по адресу: https://www.gosuslugi.ru/ .
Для входа в Личный кабинет получателей услуг используется логин и пароль, необходимый для входа на Единый портал государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ).
Для застрахованных граждан, чьи работодатели находятся в субъектах Российской Федерации, участвующих в реализации пилотного проекта «Прямые выплаты», в личном кабинете также есть информация о расчете пособия по листку нетрудоспособности территориальным органом Фонда и сведения о его выплате.
Можно ли получить электронный больничный безработному?
Правилами информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 (далее – Правила), определены участники информационного взаимодействия, к которым относятся страховщик (Фонд), страхователи, медицинские организации и федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы.
Органы службы занятости населения в отношении безработных граждан не выступают страхователями, тем самым к участникам информационного взаимодействия в соответствии с Правилами не относятся.
Таким образом, для указанной категории граждан выдается листок нетрудоспособности на бумажном носителе, оформленный в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
При наличии сформированного (с письменного согласия) безработному гражданину электронного листка нетрудоспособности, медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности на бумажном носителе для предъявления в органы службы занятости населения.
Рекомендуется ли страхователям информировать застрахованных о возможности получения электронного больничного?
Да, рекомендуется. Информационно-разъяснительная работа со страхователями проводится с мая 2017 года. Номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) работник должен сообщить работодателю. Организация может работать с ЭЛН в своей бухгалтерской программе (если она это позволяет) или в личном кабинете страхователя на сайте ФСС. Также для работы с ЭЛН можно скачать на сайте Фонда бесплатную программу (АРМ Подготовки расчетов). Чтобы получить информацию о листке нетрудоспособности из базы Фонда, компании нужно ввести номер ЭЛН и СНИЛС работника. В настоящее время сведения отображаются после того, как ЭЛН будет присвоен статус "Закрыт". Также Фондом планируется вносить изменения в текущем году и работодатель сможет, зная номер ЭЛН и СНИЛС работника, посмотреть ЭЛН уже с момента открытия в медицинской организации. Оплате также будут подлежать ЭЛН со статусом «Закрыт».
Однако, прежде чем направить в Фонд реестр на оплату пособий, работодатель обязан заполнить свою часть в ЭЛН и направить ее в информационную систему Фонда через используемую программу или личный кабинет.
Какие аргументы для страхователей по переходу на электронные больничные?
С электронных листков нетрудоспособности работник предприятия не сможет его потерять, ему не надо будет беспокоится о том, что он может его испортить (помять, порвать и т.п.), а в случаях утери информации о номере своего электронного листка нетрудоспособности зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (Фонд проверяет подлинность электронного листка и страхователь, запрашивая его у Фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе Фонда и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении Фондом проверок страхователей представлять электронные листки нетрудоспособности сотрудникам Фонда не потребуется.
Также в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «ПАРУС» обеспечено взаимодействие работодателей с Фондом по формированию электронных листков нетрудоспособности непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
Одна из причин внедрения электронных листков нетрудоспособности − это борьба с поддельными больничными, так как электронная система практически полностью исключает риск злоупотреблений. Насколько остро сейчас стоит проблема с фальшивками?
В настоящее время достаточно часто встречаются случаи продажи фальшивых листков нетрудоспособности - объявления, листовки, сайты в сети «Интернет», предлагающие оформить «больничный» легко, быстро и просто.
Но это относится как раз к листкам нетрудоспособности на бумажном носителе.
С решением данной проблемы отлично справляется электронный листок нетрудоспособности.
В первую очередь, Фонд социального страхования Российской Федерации в рамках технологии электронного листка нетрудоспособности создаёт единую базу, в которой может видеть электронный листок нетрудоспособности с момента его «открытия» в медицинской организации. Такого преимущества лишены листки нетрудоспособности на бумажном носителе.
Кроме того, выдать поддельный электронный листок нетрудоспособности невозможно, так как Фонд социального страхования Российской Федерации контролирует любые действия с ним. Таким образом, работодатель, работник которого предъявляет для оплаты электронный листок нетрудоспособности, может быть уверен в его подлинности.
Насколько надежна система безопасности ЕИИС «Соцстрах»? Может ли пациент быть уверен, что его персональные данные и информация о диагнозе не попадет в чужие руки?
Информационная система Фонда социального страхования Российской Федерации обеспечивает все необходимые условия защиты информации и сохранения ее конфиденциальности в соответствии с требованиями законодательства в сфере информационных технологий.
При этом сведения о диагнозе пациента медицинской организации, сформировавшей ему электронный листок нетрудоспособности, работодателю не предоставляются.
Сторонние лица доступа к электронному листку нетрудоспособности не имеют.
Планирует ли ФСС со временем полностью отказаться от бумажных листков нетрудоспособности, и предусмотреть штрафы за отказ в использовании электронных больничных?
В настоящее время электронные листки нетрудоспособности используются наравне с листками нетрудоспособности на бумажном носителе.
Обе формы листка нетрудоспособности являются основанием для назначения и выплаты пособий застрахованным лицам.
В случае наличия технической готовности работодателя к работе с электронными листками нетрудоспособности, отказ в приеме от работника данной формы листка нетрудоспособности является нарушением его прав.
Все же стоит обратить внимание, что согласно законодательству Российской Федерации, на сегодняшний день требований переходить только на электронные листки нетрудоспособности нет.
Однако для участников информационного взаимодействия по формированию электронных листков нетрудоспособности появляется много преимуществ, и именно они побуждают в первую очередь работодателей между двумя формами листков нетрудоспособности выбирать электронную.
Необходимо ли распечатывать и хранить электронные больничные наряду с традиционными бланками строгой отчетности?
Электронные листки нетрудоспособности являются документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Федеральным законом от 01.05.2017 № 86-ФЗ формируются и хранятся в информационной системе Фонда социального страхования Российской Федерации «Единая интегрированная информационная система «Соцстрах».
Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
Что делать, если электронный больничный оформлен, а работодатель просит бумажный листок?
С 1 июля 2017 года листки нетрудоспособности, выданные на бумажном носителе и сформированные в форме электронного документа, являются равнозначными и по желанию пациента медицинской организацией может быть выдана любая из указанных форм листка нетрудоспособности. При этом листок нетрудоспособности в форме электронного документа оформляется только с письменного согласия нетрудоспособного застрахованного лица.
Вместе с тем, в случае технической неготовности работодателя к формированию электронных листков нетрудоспособности, его работникам выдаются листки нетрудоспособности на бумажном носителе.
Если медицинская организация уже по желанию пациента сформировала электронный листок нетрудоспособности, то в целях реализации прав своих работников на своевременное получение пособий, работодатель имеет возможность скачать на официальном сайте Фонда социального страхования Российской Федерации (https://cabinets.fss.ru/eln.html) бесплатное программное обеспечение АРМ «Подготовка расчетов для ФСС» и с его помощью получить электронный листок нетрудоспособности.
Кроме того, работодатели использующие программные продукты фирмы «1С», Парус, СБИС, Контур, Компас уже с 1 июля 2017 года имеют возможность работы с электронным листками нетрудоспособности, встроенную в данную программу.
Должен ли пациент заранее узнать у своего работодателя, принимает ли он электронные больничные, или эту информацию может проверить медицинское учреждение при работе с ЕИИС «Соцстрах»?
Чтобы работник мог получить пособие по временной нетрудоспособности или по беременности и родам на основании листка нетрудоспособности, оформленного в электронном виде, помимо технической готовности медицинской организации, работодатель тоже должен иметь техническую возможность принять и обработать сформированный электронный листок нетрудоспособности.
При этом страхователю необходимо проинформировать своих работников о готовности к формированию электронных листков нетрудоспособности. Также работник имеет право самостоятельно уточнить у кадровой или бухгалтерской службы своего работодателя о возможности принятия к оплате электронных листков нетрудоспособности.
Кроме того, для участия в формировании электронных листков нетрудоспособности и реализации прав своих работников на получение пособий на основании электронных листков нетрудоспособности, страхователи могут воспользоваться бесплатным программным обеспечением АРМ «Подготовка расчетов для ФСС», доступным для скачивания на официальном сайте Фонда социального страхования Российской Федерации https://cabinets.fss.ru/eln.html .
Вместе с тем, для работы с электронными листками нетрудоспособности страхователи могут использовать Личный кабинет страхователя, размещенный в сети «Интернет» по адресу: https://cabinets.fss.ru/insurer/ . Для получения сведений об электронных листках нетрудоспособности в личном кабинете осуществляется идентификация и аутентификация пользователей посредством Единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Какое количество медицинских учреждений уже подключились к единой интегрированной информационной системе «Соцстрах», в которой формируются электронные больничные? Могут ли подключаться к этой системе негосударственные частные клиники?
Участвовать в формировании электронных листков нетрудоспособности имеют право все медицинские организации, имеющие лицензию на медицинскую деятельность, включая работы (услуги) по экспертизе временной нетрудоспособности.
То есть как государственные, так и негосударственные медицинские организации могут предоставлять гражданам возможность получать электронные листки нетрудоспособности.
Однако, согласно Федеральному закону от 01.05.2017 № 86-ФЗ электронный листок нетрудоспособности формируется с письменного согласия застрахованного лица, при условии, что страхователь и медицинская организация являются участниками системы информационного взаимодействия по обмену сведениями в целях формирования электронного листка нетрудоспособности.
При этом, сведения в целях формирования электронного листка нетрудоспособности, направляемые медицинской организацией в единую интегрированную информационную систему «Соцстрах», подписываются с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи медицинского работника и медицинской организации, а в случаях рассматриваемых врачебной комиссией - с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи председателя врачебной комиссии.
Таким образом, чтобы медицинская организация, имеющая лицензию на проведение работ (услуг) по экспертизе временной нетрудоспособности, могла обеспечить реализацию прав граждан на получение электронного листка нетрудоспособности, она должна быть технически готова - иметь выход в интернет, соответствующие квалифицированные электронные подписи и использовать программное обеспечение, позволяющее осуществлять информационное взаимодействия по формированию электронного листка нетрудоспособности.
Кроме того, следует отметить, что для участия в формировании электронных листков нетрудоспособности Фондом социального страхования Российской Федерации медицинским организациям предоставляется бесплатное программное обеспечение АРМ «ЛПУ», доступное для скачивания на официальном сайте Фонда социального страхования Российской Федерации https://cabinets.fss.ru/eln.html .
Также на данном сайте размещена все необходимая технологическая информация, включая спецификации для доработки собственного программного обеспечения.
С 1 июля 2017 года будьте готовы получать от сотрудников не только бумажные листки нетрудоспособности, но и номера электронных больничных. Последние могут выдавать те медицинские организации, которые подключились к системе информационного взаимодействия с ФСС России. В этом случае врач не заполняет бумажный вариант, а вносит данные в электронную базу или электронную медицинскую карту, когда открывает больничный. Электронный листок нетрудоспособности равнозначен бумажному документу.
Чтобы работать с электронными листками, организации потребуется личный кабинет на cabinets.fss.ru . Здесь сотрудник организации видит больничный работника и заполняет свою часть листка. Разобраться, как работать с новыми электронными больничными, поможет эта инструкция.
Порядок работы с электронными больничными
Чтобы оформить больничный листок в электронном виде, медорганизация и работодатель должны стать участниками специальной системы информационного взаимодействия. При этом сотрудник должен дать письменное согласие на оформление электронного листка нетрудоспособности. Сведения в электронном больничном подписывают квалифицированными электронными подписями медицинского работника и медицинской организации (информация ФСС России от 7 июля 2017 г.).Шаг 1. Получите электронную подпись
Для регистрации в системе электронного взаимодействия вам понадобится специальная электронная подпись. Она должна быть совместима с ЕИИС «Соцстрах». Купить электронную подпись можно в любом удостоверяющем центре. Найдите ближайший аккредитованный удостоверяющий центр на сайте Минкомсвязи России.
Если у вас уже есть электронная подпись для сдачи отчетов через ТКС, уточните у своего оператора, подходит ли она для работы в личном кабинете ФСС.
Шаг 2. Зарегистрируйте организацию на портале госуслуг
Сначала зарегистрируйте руководителя организации на портале госуслуг как физическое лицо и получите подтвержденную учетную запись. Это последний (третий) уровень, который дает доступ ко всему функционалу портала. Чтобы его получить, руководитель должен подтвердить личность. Для этого он может:
- обратиться в центр обслуживания;
- получить код подтверждения личности по почте;
- воспользоваться усиленной квалифицированной электронной подписью или универсальной электронной картой.
Подробный порядок регистрации смотрите на сайте госуслуг.
Шаг 3. Заключите с ФСС России соглашение об информационном взаимодействии
ФСС России рассылает страхователям письма с предложением заключить специальное соглашение об обмене электронными документами. Подайте подписанное руководителем организации соглашение в свое отделение ФСС на бумаге.
Шаг 4. Скачайте и установите специальную программу
Заполнить больничный листок можно как в личном кабинете на сайте ФСС России, так и в специальной программе от ФСС. Если вы выбрали второй вариант, скачайте программу «Подготовка расчетов для ФСС» и установите на свой компьютер. Там же вы можете скачать инструкции по работе с программой.
Оформление электронного больничного
Чтобы оформить электронный больничный листок, врач попросит сотрудника дать письменное согласие. Форму такого согласия подготовил Минтруд России. Проект постановления – на сайте regulation.gov.ru .После окончания лечения врач поставит в программе отметку о закрытии больничного и сообщит сотруднику его номер. Этот номер сотрудник передаст кадровому специалисту. После этого специалист по расчету зарплаты или бухгалтер рассчитает пособие и заполнит свою часть больничного листка.
Личный кабинет страхователя
Чтобы войти в личный кабинет, введите логин и пароль от сайта госуслуг. Система попросит подтверждение для доступа к электронной подписи и попросит выбрать сертификат электронной подписи, если сертификатов несколько.В личном кабинете страхователя вы увидите список всех электронных больничных сотрудников. Вы можете получить информацию о том:
- кто из сотрудников болеет;
- в каких медицинских организациях открыты и продлеваются листки нетрудоспособности;
- с какого дня листок нетрудоспособности закрыт и сотрудник должен выйти на работу.
Найти нужный больничный листок можно при помощи фильтров: Ф. И. О. сотрудника, СНИЛС, статус и номер больничного листка.
Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности вы не сможете. В листке будет стоять только код. Также не получится просмотреть больничные листки, которые сотрудник получил, когда работал у других работодателей.
Когда врач закроет больничный, заполните вкладку «Заполняется работодателем». В ней приведите те же сведения, что и в аналогичной части бумажного листка нетрудоспособности. Часть информации заполнится автоматически, например, название организации, Ф. И. О., ИНН и СНИЛС сотрудника.
Вкладки «Листок нетрудоспособности» и «Медицинская организация» доступны только для просмотра. Вносить в них изменения нельзя.
Когда все данные внесете, просто сохраните изменения. Информация уйдет в ФСС России.
Кроме списка больничных листков, в личном кабинете есть вкладки:
- «Журнал обмена данными». Тут можно просмотреть сообщения системы. Эта информация предназначена для специалистов поддержки программного обеспечения;
- «Журнал реестров». В этой вкладке можно увидеть статус больничных листков, отправленных в ФСС;
- «Журнал пособий». В этом журнале отображаются выплаченные пособия. Если ФСС России обнаружил ошибку в расчете пособия, эту информацию вы увидите в журнале пособий. Также в этой вкладке можно просмотреть извещения от ФСС.
С 1997 года мы помогаем нашим клиентам в сфере охраны труда и кадрового делопроизводства. Оказываем услуги по всей России. Удаленно, в короткие сроки, наши специалисты помогут решить любой вопрос.