Материалы и систематизировать информацию по. Визуальное мышление. Смотреть что такое "Систематизация" в других словарях

Важной чертой эффективной работы является быстрый доступ к необходимым ресурсам. Если работа требует информационного оснащения, то необходимо предусмотреть легкий, быстрый поиск информации, а также систематизацию новой информации.

Первичным и важнейшим этапом многих бизнес-процессов, происходящих в любой организации, является систематизация информации . Благодаря тщательно проведённой систематизации информации удаётся достичь высоких результатов в процессе оптимизации делопроизводства, а также в экономии средств компании и рабочего времени сотрудников. Без предварительной систематизации информации невозможно представить такие важнейшие бизнес-процессы, как документооборот, делопроизводство, создание материального и электронного архива, создание различных баз данных.

Систематизация информации включает:

Методы поиска и накопления информации;

Классификацию и индексирование информации;

Способы доступа к информации;

Способы представления информации;

Обработку запросов на поиск информации.

Информация может быть организована одним из двух основных способов:

структурированная информация;
информация в виде свободного текста;

Под структурированием понимается последовательная систематизация информации. Для этого используются стандартные форматы. Формат – это пустая форма, в которую заносится информация. Информация может быть записана на бумаге или в текстовом редакторе, или в виде входных данных может быть размещена в программе базы данных.

Стандартный формат составлен из разделов информации, называемых полями . Результатом заполненного формата является запись .

База данных – это собрание записей, организованных таким способом, чтобы облегчить поиск определенной записи или ряда взаимосвязанных записей, или определенной информации, содержащейся в этих записях. Еще одна характеристика хорошей базы данных – возможность выдавать ранее зафиксированные данные в различном виде: в отношении содержания (от минимального набора до исчерпывающей информации) и в отношении формы, в которой будут представлены выходные данные.

Под систематизацией информации подразумевается своего рода классификация всех документов организации по различным группам. Каждая компания выбирает для себя наиболее удобный метод систематизации информации, тот или иной тип классификации (или совокупность таких типов). Чаще всего вся документация фирмы распределяется в соответствии с номинальной, предметной, тематической, хронологической, авторской и архивной классификацией. Номинальная систематизация – распределение документов по их типу (счета, договоры, приказы и т.п.); предметная – по принадлежности документа к какому-либо конкретному делу; тематическая – по общей тематике; хронологическая систематизация информации – распределение документов по дате их создания; авторская – по имени автора документа; архивная – по срокам хранения документации.

Систематизация информации предполагает обработку информации с целью приведения ее к определенному виду и интерпретацию информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категорий.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

установление соотношения фигуры и фона;
завершение образов;
установление сходства и приблизительности.

При установлении соотношения фигуры и фона в общей "картине" информации выделяется то, что является "фигурой", т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это логическая обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя чувства, предпочтения, эмоции, убеждения. В этом случае информация обрабатывается по принципам "люблю - не люблю", "нравится - не нравится", "хорошо - плохо", "лучше - хуже", "приемлемо - неприемлемо" и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. Поиск решений может быть основан на информации различных типов. Для удобства пользования важно предусмотреть различные варианты подачи информации, или, формы представления информации.

Рассмотрим несколько типичных видов систематизации информации.

Номинальная систематизация представляет собой распределение информации по типу документа – договоры, счета, акты, приказы и т.п.

Предметная систематизация – распределение информации по содержанию документов: например, в одну папку отправляются документы, связанные со строительством объекта №., а в другую – со строительством объекта №2.

Хронологическая систематизация информации группирует документы в соответствии с определенными временными рамками – например, в «данной» папке хранится вся бухгалтерская документация за 2008 год. Довольно востребованным видом систематизации является классификация документов по автору или коллективу авторов. Обязательной к применению в архивах является экспертная систематизация информации, распределяющая документы по срокам их хранения. После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы, требующие специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.

Систематизация документов осуществляется для того, чтобы предоставить пользователям возможность более легкого поиска нужных документов. В документационных центрах на этой стадии выполняется два основных действия – каталогизация и физическое хранение документов. Каталогизация, в свою очередь, также состоит из нескольких шагов:

библиографическое описание
описание содержания документа
назначение документу указателя местоположения

Каталогизация

Каталог – это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог – это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог – это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога. Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка – для каждого основания поиска. Основание поиска – это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа. Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам. Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска.

Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа. Каждый из этих типов информации обсуждается в следующих разделах.

Набор правил, например (Англо-американские правила каталогизации), дает основные указания на то, как вводить информацию в каталог, включая правила расположения и использования пунктуации, особенно в случае с карточками каталога. Anglo-American Cataloguing Rules (Англо-американские правила каталогизации) были адаптированы и упрощены HURIDOCS’ом, и опубликованы под названием HURIDOCS Standard Formats for the Recording and Exchange of Bibliographic Information concerning Human Rights (Стандартные форматы HURIDOCS’а для записи и обмена библиографической информации в области прав человека). (подробнее см. в библиографии)

краткое содержание других презентаций

«Программная обработка данных» - Программа и данные должны быть загружены в оперативную память. Процессор. Команда (инструкция). Долговременная память. Процессор реализуется на Большой Интегральной схеме (БИС). Последовательность команд, которую выполняет компьютер. Программы. Устройства ввода. Программная обработка данных на компьютере. Двоичный компьютерный код. Магистраль обмена информации реализована на системной плате. Данные.

«Систематизация информации» - Систематизация информации. Сбор и хранение. Этапы работы с информацией. Введение общих понятий. Систематизация, хранение и поиск информации. Обработка информации. Базы данных. Хранение. Поиск информации. Информационные системы.

«Преобразование информации» - Отредактировать заметку. Проведение короткого интервью. Преобразование информации. Информация. Вспомним Редьярда Киплинга. Пример текста-сигнала. Преподавание основ журналистики. Сигнальная информация. Итервью. Памятка юнкора. Типы информации. Права юнкора. «Горячие» новости. Заметка. Построение. Закон перевернутой пирамиды.

«Программные средства обработки данных» - Устройства ввода и вывода. Представление информации. Оперативная память. Магистраль. Информация. Контрольные вопросы. Долговременная память. Программы. Процессор. Программная обработка данных на ПК. Функциональная схема компьютера. Функциональная схема.

«Информация и действия с ней» - Обработка. Хранение информации. Установите хронологию. Кодирование информации. Представление информации. Закодируйте информацию о 5 шариках. Сбор информации. Действия с информацией. Собрать информацию. Обработка информации. Наглядное представление о розе. Зеленый свет светофора. Категории вопросов. Декодирование информации. Выполни обработку числовых данных. Хранение. Название действия. Компьютер.

««Обработка информации» 5 класс» - Внимательно рассмотрите рисунки. Обработка информации. Обработка. Выполните систематизацию перечисленных ниже объектов. Сортировка информации. Изменение формы представления информации. Решите задачу и заполните схему обработки информации. Поиск информации. Систематизация информации. Часто обработка информации заключается в изменении формы её представления. Два типа обработки информации. Выполните задание.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

установление соотношения фигуры и фона;
завершение образов;
установление сходства и приблизительности.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. В действительности это практически одновременно и зачастую молниеносно разворачивающиеся процессы, составляющие вместе восприятие человеком окружения. При этом, хотя и отбор, и систематизация информации в целом осуществляются в соответствии с определенными принципами, для каждого человека характерна индивидуальность в протекании этих процессов, которая всегда делает восприятие индивидуальным и субъективным. Поэтому, чтобы эффективно взаимодействовать с человеком и управлять им, необходимо знать хотя бы в общем виде то, какими характерными чертами восприятия действительности он обладает.

Определение 1

Методы систематизации информации - это методы организации исследуемых информационных объектов в определённую систему на основе какого-либо критерия.

Систематизация информации

Для эффективного разрешения поставленных задач требуется быстрая система доступа к нужным информационным данным. То есть в первую очередь требуется обеспечить оптимальный поиск данных и, кроме того, необходимо систематизировать вновь поступающую информацию. Главной начальной ступенью большинства бизнес-проектов, независимо от сферы деятельности предприятия, считается систематизация информации. Хорошо выполненная систематизация информации позволяет получить отличные результаты при налаживании производства и, кроме того, даёт существенную экономию финансов фирмы и усилий её сотрудников. Процесс систематизации информации должен включать в свой состав:

Методику сбора и накопления информационных данных.
Операцию классификации и индексирования данных.
Методы доступа к информационным ресурсам.
Методы представления информационных данных.
Методы обработки поискового запроса информации.

Существуют два способа организации информации:

Организация информации в виде чёткой структуры (структурированная информация).
Организация информационного массива в форме простого текста.

Определение 2

Структурирование - это последовательность операций по систематизации информации. Чтобы это выполнить применяются стандартные форматы.

Под форматом понимается чистая форма для занесения информации.

Информационные данные могут быть записаны в бумажном варианте, или в файле текстового редактора, или как входные данные помещены в базу данных.

В стандартном формате есть информационные разделы, которые называются полями. Итогом заполнения формата будет законченная форма, называемая записью.

Под базой данных понимается набор записей, который организован для облегчения нахождения конкретной записи или некоторого количества связанных записей, или необходимой информации, находящейся в таких записях. Отличительной чертой правильных баз данных является их способность отдавать когда-то записанные данные в разном виде (с точки зрения содержания - от небольшого количества до исчерпывающего информационного набора, также форма представления их тоже может быть разной, необходимой пользователю).

Систематизация информации подразумевает в некотором смысле классификацию всего документооборота компании по разным подгруппам. Каждая фирма может выбрать самую подходящую для неё методику систематизации информации, классификационные принципы (или набор этих принципов). Наиболее часто все документы компании подразделяются согласно номинальным, предметным, тематическим, хронологическим, авторским и архивным классификациям:

Под номинальной систематизацией понимается подразделение документации по её типам (счёт, договор, приказ и так далее).
Под предметной систематизацией понимается принадлежность документов к какой-нибудь конкретной сфере.
Под тематической систематизацией понимается общая тематика документов.
Под хронологической систематизацией информации понимается подразделение документов согласно датам их появления.
Под авторской систематизацией понимается разделение по именам авторов документов.
Под архивной систематизацией понимается подразделение по сроку хранения документа.

Основные методы систематизации информации

Систематизация информации подразумевает её переработку для формирования определённого её вида, а также выполнение интерпретации информации, что даёт возможность каждому пользователю правильно воспринимать полученную информацию. Обработанная информация располагается по определённым правилам, имеет вполне завершённый формат, что придаёт ей логический смысл и значение. При обработке информации формируются законченные образы, которые люди способны распознавать и понимать правильно. Всё это сопровождается процессом приведения набора сигналов информации до неких простых образных категорий.

Можно выделить три правила как надо обрабатывать информацию, чтобы получить образы:

Необходимо установить правильное соотношение фигур и фоновой информации.
Образы необходимо завершать.
Надо установить приблизительность и сходство.

При формировании баланса фигуры и фона в информационной картине надо выделить, собственно, фигуру, то есть основной смысл картины (образ). И конечно, то что не есть фигура, становится фоном. Чаше всего фигуру можно выделить очень просто, но есть случаи, когда нет чётких границ между фигурой и фоном. Тогда есть вероятность, что после обработки информации, она может кардинально поменять свой образ, и соответственно будет иметь иное смысловое значение. Иногда процедура обработки информации способна привести к формированию неправильных (ложных) образов и неправильной интерпретации действий других людей и, кроме того, вызывать неправильное понимание человеком действий, идущих в его адрес из внешнего окружения.

Люди обычно систематизируют информацию двумя методами:

Метод обработки информации на основе логики. Он основан на систематическом и последовательном преобразовании информации на базе операций логики. Этот метод так же называют научной обработкой информации. Но люди способны не только к логической обработке информации, что позволяет выполнять адекватные ответные действия при получении внешних воздействий.
Метод обработки информации на уровне чувств. Эмоциональные реакции человека предопределяют обработку информации на основе понятий, люблю - не люблю, плохо - хорошо и так далее.

Восприятие окружающего мира человеком во многом неоднозначный, достаточно непростой и быстро текущий процесс. Неправильно представлять себе, что этапы сбора, переработки и идентификации информации чётко разделены и идут друг за другом в строго заданном формате и по единой структуре. Выработка решения основывается на разнотипной информации.

Вам знакомо ощущение, что информационные потоки захлестывают вас? Значит, пришла пора разобраться, какая вам нужна информация, как ее систематизировать и хранить.

С одной стороны, технологии на нашей стороне. Компьютер и Интернет для того и изобрели, чтобы справиться проблемой переизбытка информации. Но не все так радужно. Вместе с полезными сведениями в сети на нас обрушиваются горы информационного мусора. В наше время к этой категории можно отнести любую информацию, которая не связана с действием, знания, которые вы вы не собираетесь применять в будущем, книги и фильмы, которые не приносят вам радости.

1. Определите нужные вам темы , чтобы отсеивать полезные данные от бесполезных. Путешествие по Интернету можно сравнить с походом в супермаркет — стоит составить список, чтобы воздержаться от спонтанных покупок. Список нужных тем позволит не тратить бесценное время впустую, а также поможет воспринимать, сортировать и обобщать полученную информацию.

Восприятие информации должно быть осознанным и вдумчивым.

3. Систематизация и х ранение информации. Допустим, что в Сети вы нашли статью, которую хочется сохранить. Можно, конечно, скопировать текст, вставить в файл, сохранить на своем компьютере. Это надежный способ хранения действительно важной информации, особенно если у вас есть привычка регулярно делать копии своих данных.

Но что, если хочется почитать найденный материал чуть позже, а копировать некогда? Закладки браузера — не выход, особенно если их становится слишком много. К тому же, бывает довольно трудно потом найти нужную закладку. Это, кстати, касается и системы хранения файлов на компьютере.

Систематизация и хранение информации с помощью расширения Pocket

Удобный способ способ сохранять статьи, видео и многое другое — расширение Pocket для браузера. C Pocket заинтересовавший вас контент будет храниться в одном месте и будет доступен в любое время, на любом устройстве. Даже без Интернет-соединения.

Сохранение информации в один клик

Расширение Pocket позволяет при просмотре веб-страниц сохранять их в Pocket в один клик. Когда работа с определенным материалом будет закончена, можно отправить его в Архив. Материалы из Архива будут по прежнему храниться в Pocket, но доступны будут только при наличии подключения к Интернету. Важные материалы можно обозначить как Избранные, коснувшись звездочки. Материалы, обозначенные как Избранные, дополнительно помечаются желтой звездочкой для лучшей идентификации.

Pocket позволяет систематизировать информацию с помощью тегов

Как и папки, теги могут использоваться для группировки сохраненных материалов по общим темам или предметным областям, но при этом являются более гибкими, так как одному материалу можно присвоить несколько тегов. Чтобы просмотреть материалы из списка с определенным тегом, можно воспользоваться Фильтром по тегу.

Tagged ,

Навигация по записям

Векторный клипарт нужен для оформления презентаций, буклетов, сайтов, наглядных пособий для школы и много чего еще. Представляем 7 лучших коллекций векторных изображений, которые можно скачать бесплатно. Почему векторных? У векторной графики есть 3 неоспоримых преимущества: Вектор масштабируется и сохраняет качество при увеличении. Это значит, что подготовленные с использованием векторных иллюстраций макеты смело можно печатать. Векторная […]