Счет-фактура должен быть выставлен в течение пяти дней с момента отгрузки товара, выполнения работ, оказания услуг или получения аванса. позволяет сделать это не только в бумажном, но и в электронном виде. Электронные юридически значимые счета-фактуры являются полноценными аналогами бумажных: содержат те же реквизиты и подпись уполномоченного лица. При этом они должны быть:
- составлены согласно формату, утвержденному ;
- подписаны квалифицированной электронной подписью ;
- переданы согласно регламенту, установленному , через оператора ЭДО, который фиксирует в соответствующих технологических документах даты выставления и получения документа.
Быстрый обмен электронными юридически значимыми документами:
- получайте бесплатно;
- отправляйте за несколько секунд;
- сокращайте расходы на доставку.
По законодательству РФ электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью и переданные через оператора ЭДО, являются оригиналами, их не нужно распечатывать.
Порядок учета
Для учета сумм НДС плательщики этого налога обязаны вести книги покупок и продаж. Лица, осуществляющие посредническую деятельность, а также лица, выставляющие и получающие счета-фактуры при осуществлении деятельности по договору транспортной экспедиции или при выполнении функций застройщика, должны вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур. Единой регистрации подлежат все счета-фактуры — первичные, исправленные, корректировочные.
Формы книг и журнала, а также порядок их ведения закреплены в . Вести учет счетов-фактур можно как в электронном, так и в бумажном виде. Однако с 01.01.2015 сведения из книг и журнала необходимо подавать в составе декларации по НДС, которую можно представить только в электронном виде (). Поэтому учет счетов-фактур тоже удобнее сразу вести в электронном виде.
При бумажном документообороте отследить даты выставления и получения счета-фактуры практически невозможно, поэтому вместо них, как правило, отражается дата составления документа. В случае с электронными счетами-фактурами фиксируются сразу три даты: составления, выставления и получения. При этом в книгах продаж и покупок отражаются только даты составления, поскольку книги служат в первую очередь для учета сумм налога. Даты выставления и получения счетов-фактур вносятся в журналы учета, которые ведут организации-посредники. Рассмотрим порядок учета подробнее.
Книга продаж
По мере возникновения обязанности уплатить НДС счета-фактуры регистрируются в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство. При этом указываются:
- реквизиты покупателя (ИНН/КПП и наименование);
- реквизиты документа, подтверждающего оплату (номер и дата);
- наименование и код валюты;
- стоимость сделки и сумма налога, которую нужно перечислить в бюджет страны.
Книга покупок
По мере возникновения права на вычет счета-фактуры регистрируются в книге покупок. В ней отражаются следующие данные:
- реквизиты счета-фактуры (номер и дата составления);
- дата принятия на учет товаров (работ, услуг), имущественных прав;
- реквизиты продавца (ИНН/КПП и наименование);
- реквизиты посредника (ИНН/КПП и наименование);
- номер таможенной декларации;
- наименование и код валюты;
- стоимость сделки и сумма налога, которую налогоплательщик может предъявить к вычету (возмещению).
Право на вычет
Налогоплательщик-покупатель вправе уменьшить начисленный НДС на сумму налога, уплаченного по приобретенным товарам, работам, услугам (). Право на получение вычета возникает при соблюдении следующих условий ():
- товары (работы, услуги) приобретены для осуществления операций, которые облагаются НДС;
- товары (работы, услуги) приняты к учету (должны быть в наличии первичные документы);
- получен правильно оформленный счет-фактура.
Несмотря на то что при регистрации в книгу покупок попадает дата составления электронного счета-фактуры, право на вычет напрямую зависит именно от даты его получения. За выставление счета-фактуры отвечает продавец, и пока он не выставит, а покупатель не получит счет-фактуру — уменьшить налог, исчисленный к уплате, последнему не удастся.
Учет и дальнейшее использование товаров в деятельности, облагаемой НДС, находится сфере компетенций покупателя. Если счет-фактура получен в том же налоговом периоде, в котором оприходованы товары (работы/услуги), то вопросов о том, когда принять к вычету сумму НДС, не возникает.
Сложнее, когда оприходование товаров и получение счета-фактуры относятся к разным налоговым периодам. Если счет-фактура получен после завершения налогового периода, в котором товары приняты на учет, но до момента представления декларации за этот период, покупатель вправе принять к вычету сумму налога в отношении таких товаров в том же периоде, в котором указанные товары были приняты на учет (п. 1.1 ст. , в ред. Федерального закона от 29.11.2014 № 382-ФЗ). Если же счет-фактура получен после подачи декларации, его нужно относить к новому налоговому периоду.
Журналы учета
Обязанность вести журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур не зависит от того, является ли посредник плательщиком НДС. Посредники, застройщики и экспедиторы не платят и не принимают к вычету НДС по счетам-фактурам, зарегистрированным в журналах.
Журнал учета состоит из двух частей, в которых раздельно регистрируются выставленные и полученные счета-фактуры, в том числе корректировочные и исправленные. В части 1 «Выставленные счета-фактуры» регистрируются документы по дате выставления счетов-фактур. В случае, когда счета-фактуры не передаются контрагентам, регистрация происходит по дате составления. В части 2 «Полученные счета-фактуры» счета-фактуры отражаются по дате их получения.
Ежеквартально посредники представляют журналы в налоговые инспекции. На основании полученных данных инспекции могут контролировать, соответствуют ли суммы НДС, начисленные, например, принципалами (комитентами) при продаже товаров, суммам налога, принимаемым к вычету покупателями этих товаров. И, наоборот, соответствуют ли суммы вычетов, заявленных принципалами (комитентами) по приобретенным агентами товарам, суммам НДС, которые продавцы этих товаров начислили к уплате в бюджет.
С 2019 года при работе с электронными счетами-фактурами (ЭСФ) необходимо руководствоваться .
Заполнение ЭСФ в 2019 году
В разделе отражаются данные, необходимые для идентификации документа, данные о дате выписки и виде электронного счета-фактуры.
Строки с указанием регистрационного номера и даты выпиcки ЭСФ заполняются автоматически информационной системой электронных счетов-фактур (ИС ЭСФ) и не могут быть отредактированы вручную.
Остальные строки заполняются самостоятельно ответственным лицом, которое производит выписку ЭСФ.
Если выписывается дополнительный или исправленный документ, в разделе отражаются сведения о виде ЭСФ, а также данные об исходном документе, к которому выписывается текущий.
Строка «Дата выписки на бумажном носителе» заполняется в следующих случаях:
- Если выписывается дополнительный или исправленный ЭСФ к счету-фактуре, выписанному на бумажном носителе, который не содержится в системе ИС ЭСФ и обязательство по оформлению которого в электронном виде не возникало на момент выписки;
- Если производится , который выписан на бумажном носителе и не содержится в ИС ЭСФ, обязательство по выписке которого в электронном виде также не возникало на момент его оформления;
- Если в период выписки в ИС ЭСФ возникли технические проблемы, то выписка счета-фактуры производится на бумажном носителе. После устранения технических ошибок, производится выписка ЭСФ с указанием даты выписки бумажного счета-фактуры.
В разделе указываются сведения о поставщике товаров, работ и услуг, которые позволяют идентифицировать его среди других налогоплательщиков (наименование, БИН/ИИН, адрес местонахождения, сведения о свидетельстве плательщика по НДС и другие). Если выписка ЭСФ производится структурным подразделением, в строке 6.0 может быть указан БИН структурного подразделения юридического лица.
Дополнительно в разделе указываются сведения о категории поставщика, которые оказывают влияние на заполнение ЭСФ. В документе можно указать, что поставщик является комитентом, комиссионером, экспедитором, лизингодателем, участником соглашения о разделе продукции, участником договора о совместной деятельности с указанием доли участия каждого, оказывает услуги по международной перевозке, является доверителем и т.д.
Если установлена отметка о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции или участником договора о совместной деятельности, то дополнительно указывается количество участников. В зависимости от количества указанных участников, увеличивается количество В «Реквизиты поставщика» , В1 «Банковские реквизиты поставщика» и , сведения в которых указываются по каждому участнику.
При указании сведений о том, что поставщик является участником соглашения о разделе продукции, экспортером или международным перевозчиком, разрешена выписка ЭСФ в иностранной валюте, если это не противоречит .
Также в разделе содержится специализированная строка «Дополнительные сведения» , в которой можно указать дополнительную информацию, необходимую сторонам сделки. Строки для указания дополнительных сведений содержатся и в других разделах, состав отражаемых в них данных определяется поставщиком самостоятельно.
Банковские реквизиты поставщика вынесены в отдельный раздел, в котором указывается номер банковского счета, наименование банка в котором он открыт, БИК банка и другие данные.
Раздел подлежит обязательному заполнению в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С отмечена категория получателя – Е «Государственное учреждение» ). При реализации иным категориям получателей, раздел заполняется на усмотрение поставщика.
В разделе С указываются сведения о получателе товаров, работ и услуг: ИИН/БИН получателя, его наименование, адрес местонахождения и другие данные. Если получателем ТРУ является структурное подразделение юридического лица, то в ЭСФ указывается БИН структурного подразделения.
Также в разделе указываются сведения о коде страны получателя в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным Решение Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Данная строка заполняется при реализации на экспорт, либо при перемещении товаров за пределы РК одним юридическим лицом. В остальных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .
В разделе предусмотрено указание категории, к которой относится получатель. Выделены следующие категории: комитент, комиссионер, лизингополучатель, участник договора о совместной деятельности, государственное учреждение, участник СРП, доверитель, нерезидент, физическое лицо (с предоставлением чека ККМ, при расчете электронными деньгами, при реализации товара физ лицу, который также зарегистрирован в качестве ИП, работнику в счет заработной платы) и т.д.
В случае если получатель не относится ни к одной из данных категорий, строка не заполняется.
Если отмечено что получатель является нерезидентом (установлен признак в графе F ), строка с указанием ИИН/БИН не заполняется.
Если покупатель является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции, при отметке соответствующего значения становится доступной строка для указания количества участников. Для данных категорий увеличивается количество разделов С «Реквизиты получателя» и Н «Данные по товарам, работам, услугам участников совместной деятельности» для указания сведений по каждому участнику.
Данный раздел заполняется только в случае, если получателем товаров, работ или услуг по данной операции является государственное учреждение (в разделе С в строке 20 отмечена ячейка Е Государственное учреждение ).
В разделе отражаются сведения о назначении платежа, БИК коде центрального уполномоченного органа по исполнению бюджета и иные сведения.
Раздел предназначен для указания данных о грузоотправителе и грузополучателе товаров. В разделе отдельно указываются необходимые данные грузоотправителя: ИИН/БИН, наименование, адрес, с которого произведена отправка товаров. А также отдельно указываются данные о получателе товаров: наименование, ИИН/БИН, адрес по которому доставлен реализуемый товар.
Если товар реализуется за пределы РК (на экспорт), а также передается в пределах одного юридического лица за пределы РК, то дополнительно заполняется строка «Код страны» . В строке указывается буквенный код страны, в которую реализован (перемещен) товар в соответствии с классификатором стран мира, утвержденным . В иных случаях строка автоматически заполняется значением «KZ» .
Данная строка является обязательной для заполнения. Остальные строки раздела заполняются на усмотрение поставщика.
В данном разделе указываются сведения о наличие, либо отсутствие заключенного договора на поставку товаров, работ, услуг, условиях оплаты, сведения о поставке по доверенности и другие.
Способ отправления товара указывается в виде цифрового обозначения в соответствии с классификатором видов транспорта и транспортировки товаров. Данный классификатор утвержден Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378.
В случае вывоза товаров с территории РК, в разделе заполняются сведения о пункте назначения товаров – административно-территориальной единице, на территорию которой осуществляется поставка товаров.
Сведения об условиях поставки заполняются в соответствии с классификатором условий поставки, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . Условия поставки обозначаются 3 заглавными буквами латинского алфавита.
В случае международных операций, условия поставки заполняются в соответствии с обычаями делового оборота (Инкотермс).
В данном разделе строка «Способ отправления» является обязательной для заполнения. Остальные строки заполняются на усмотрение поставщика.
В разделе указываются сведения о документе, подтверждающем поставку товаров, работ и услуг: его номер и дата.
В разделе отражаются все сведения о реализуемых товарах, работах, услугах: их наименование, единица измерения, реализуемое количество, цена, сведения о ставке и сумме акцизов, сведения по НДС и другие.
При оформлении , в разделе указывается код валюты и ее курс. Код валюты заполняется в соответствии с классификатором валют, утвержденным Решением Комиссии таможенного союза от 20 сентября 2010 года № 378 . По умолчанию строка заполняется кодом валюты-тенге и неактивна для редактирования. Изменить валюту документа можно в случае, если у поставщика установлена отметка в категориях «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП», «Экспортер» или «Международный перевозчик» , либо если у покупателя установлена отметка в категории «Участник СРП или сделки, заключенной в рамках СРП» .
В разделе в обязательном порядке указываются сведения о происхождении реализуемого товара. Графа для указания признака происхождения товаров, работ, услуг, заполняется цифровым значением по следующим правилам:
1 – при реализации товаров, включенных в , а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень изъятий, которые ранее были ввезены на территорию РК из ЕАЭС;2 – при реализации товаров, не включенных в Перечень изъятия, а также товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых не включены в Перечень, ввезенных на территорию РК из стран-членов ЕАЭС;
3 – при реализации товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых включены в Перечень, произведенные на территории РК;
4 - при реализации товаров, код ТН ВЭД ЕАЭС и наименование которых не включены в Перечень, произведенные на территории РК;
5 – при реализации иных товаров, не предусмотренных значениями 1-4 , а также при реализации здания, сооружения или земельного участка;
6 – при выполнении работ, оказании услуг.
Сведения о наименовании реализуемых товаров, работ, услуг, отражаются в специальных графах.
В случае если оформляется реализация товаров, произведенных на территории РК, реализация работ или услуг, наименование заполняется в графе «Наименование товаров, работ, услуг» . В графе указывается наименование, используемое в учетных системах поставщика.
Если оформляется реализация товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), наименование заполняется также в графе «Наименование товаров в соответствии с Декларацией на товары или Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» . Данные в графе заполняются исходя из наименования, отраженного в (графа 31), либо в Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 2). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Для товаров, ввезенных на территорию РК (признак происхождения = 1 или 2 ), обязательно заполнение сведений по кодам «ТН ВЭД ЕАЭС». Коды ТН ВЭД ЕАЭС заполняются в соответствии с указанными кодами в (графа 33) или Заявлении о ввозе товаров и уплате косвенных налогов (графа 3). Также графа заполняется при реализации товара, произведенного на территории РК (признак происхождения 3 и 4 (при экспорте в ЕАЭС) ). По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически. В случае исключения кода ТН ВЭД ЕАЭС, в данной строке указывается код, действующий на дату выписки ЭСФ.
В графе «Единица измерения» указывается единица измерения реализуемых товаров, работ, услуг. Данная строка заполняется по товарам, для работ и услуг заполнение графы не является обязательным. По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Графа «Ставка НДС» НДС по каждому товару (работе, услуги). Если ЭСФ выписывается на освобожденные обороты, либо налогоплательщик не состоит на учете по НДС, в графе указывается значение «Без НДС» . При отражении в ЭСФ данных по реализации за пределами РК, в графе необходимо указать значение - «Без НДС – не РК» .
Графа «№ Декларации на товары, заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, СТ-1 или СТ-KZ» заполняется сведениями в зависимости от указанного признака происхождения товара.
1. Если указан признак 1 (товар, входящий в Перечень, ввезенный в РК из ЕАЭС или из третьих стран) графа заполняется:
2. Если указан признак 3 и товар реализуется на территорию ЕАЭС:- В случае – указывается 13-значный регистрационный номер сертификата происхождения товара (СТ-1);
- В случае экспорта товара, произведенного на территории или свободных складов – указывается 11-значный регистрационный номер сертификата происхождения товара (СТ-KZ).
- Либо 20-значным регистрационным номером Декларации на товары;
- Либо 18-значным регистрационным номером Заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов.
По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
В графе «Номер товарной позиции из Декларации на товары или заявления о ввозе товаров и уплате косвенных налогов» указывается порядковый номер товара, отраженный в Декларации на товары, либо в Заявлении о ввозе товаров. Строка обязательна для заполнения по товарам с признаком 1 и 2 (с 1 июля 2019 года) . По товарам, содержащимся в модуле «Виртуальный склад», данные в графе заполняются автоматически.
Полезно
-
Данный раздел становится доступным для заполнения, если в категориях поставщика установлена отметка о том, что он является участником договора о совместной деятельности или участником соглашения о разделе продукции.
Раздел заполняется по каждому участнику договора (соглашения) с учетом его доли участия.
Отражаемые в разделе данные аналогичны данным раздела G Данные по товарам, работам, услугам .
Данный раздел заполняется в случае, если выписка ЭСФ производится юридическим лицом, которое является поверенным поставщика (оператором) по договору поручения.
В разделе указываются основные реквизиты поверенного лица: его БИН, наименование, адрес местонахождения, сведения о документе, которым назначается поверенное лицо и т.д.
Данный раздел содержит сведения о поверенном лице покупателя и заполняется аналогично разделу I
.В форме выделен специализированный раздел, предназначенный для отражения дополнительных сведений по операции, которые необходимы сторонам сделки. В разделе могут быть указаны произвольные данные.
В разделе отражаются сведения лица, которым произведена выписка и заверение электронного счета-фактуры: сведения об электронно-цифровой подписи и ФИО лица, которым произведена выписка документа.
Электронный счет-фактура (ЭСЧФ) - это обязательный для всех плательщиков налога на добавленную стоимость () электронный документ отражающий совершение расчетов по данному налогу между продавцом и покупателем в результате совершения сделки. ЭСЧФ служит также для проведения налогового вычета по НДС и контроля правильности совершения сделок.
Форма электронный счет-фактуры утверждается Министерством по налогам и сборам. Заполнять этот документ необходимо на портале электронных ресурсов МНС в режиме реального времени, либо скачивать с портала форму в виде файла формата XML и загружать обратно после заполнения. Составленный документ удостоверяется электронной подписью плательщика.
Валютой ЭСЧФ является только белорусский рубль. ЭСЧФ не является первичным учетным документом, следовательно, не заменяет счет-фактуру по НДС формы СФ-1.
Правовым основанием для введения ЭСЧФ станут изменения в статью 106-1 главы 12 Налогового кодекса Республики Беларусь (НК РБ) как это указано в Законе Республики Беларусь "О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам предпринимательской деятельности и налогообложения" № 343-З от 30 декабря 2015 года. Заметим, что перемены коснутся не только указанной статьи, но и других законодательных норм и инструкций, для устранения противоречий в системе отчетности и налогообложения.
Говорить результатах нововведения пока рано, если форма ЭСЧФ уже опубликована, то о практике работы программы точно ничего не известно. Потому имеет смысл ограничиться рассмотрением основных теоретических аспектов проекта и некоторых предполагаемых последствий.
Для кого обязательны электронные счета-фактуры?
Они обязательны для всех субъектов, перечисленных во втором, третьем и четвертом абзацах статьи 90 НК РБ, в случаях, когда у них возникает объект обложения налогом на добавленную стоимость согласно статье 92 НК РБ.
Это касается:
- Фактов реализации товаров и услуг, в том числе на ;
- Ввоза товаров в Республику Беларусь;
- Покупки на территории Беларуси активов у резидентов других государств, не состоящих на налоговом учете в РБ;
- Иных случаев, если плательщик НДС не является покупателем или продавцом, но обязан показать суммы НДС по операции.
В первом пункте вышеприведенного списка составление ЭСЧФ становится обязанностью продавца, плательщика НДС. Во втором и третьем - покупателя. В четвертом - счет-фактуру оформляет плательщик НДС в соответствии с требованиями законодательства.
В каких случаях, и в какие сроки оформляются электронные счета-фактуры?
ЭСЧФ оформляется при каждом обороте по реализации активов (товаров, услуг, работ, имущественных прав). Счет-фактура не должна составляться раньше даты фактического совершения сделки или позже 5-го числа месяца следующего за месяцем реализации.
ЭСЧФ составляется при ввозе товаров в Беларусь с территории и из прочих государств. В этих случаях срок подачи счета-фактуры совпадает с датой уплаты (зачета) НДС.
Однако, этот момент не может наступить ранее дня подачи в МНС заявления о ввозе товара (с территории ЕАЭС) или (при ввозе из прочих стран).
Кроме того, этот срок не может быть позднее 20-го числа месяца идущего за месяцем учета импортных товаров - при ввозе из стран ЕАЭС; и 5-го числа следующего месяца после выпуска товаров согласно таможенной процедуре - при ввозе из других государств.
В каких случаях ЭСЧФ не составляется?
Обязанность составления счета-фактуры не возникает если:
- Предмет купли-продажи не считается объектом обложения НДС и не указывается в ;
- Товар (услуга и пр.) реализуется физическому лицу;
- Банк или страховая организация совершает операцию, указанную в подпункте 1.37 или 1.39 пункта 1 статьи 94 НК РБ;
- Товар ввозится на территорию РБ на основании посреднических договоров.
Куда направляется ЭСЧФ?
Электронный счет-фактура направляется продавцом в адрес покупателя и в Министерство по налогам и сборам. Заметим, что второй получатель присутствует всегда, т.к. само оформление происходит на электронном ресурсе МНС. Но в некоторых случаях ЭСЧФ отправляется только налоговым органам. Это происходит если:
- Покупатель товара (услуги и пр.) не является плательщиком в Республике Беларусь;
- Продавцом выступает иностранная организация, не состоящая на учете в МНС РБА;
- При сделке купли-продажи применяется «расчетная» ставка;
- Товар ввозится на территорию Беларуси.
Корректировка электронной счет-фактуры
Необходимость корректировать информацию уже составленных и отправленных счетов-фактур может возникнуть при:
- Внесении в документ неверных сведений в результате ошибки;
- Изменении условий сделки. Например - обнаружения недостатков объекта продажи ведущей к уменьшению его стоимости, несоответствия количества и пр.;
- Возврате покупателем всей партии товара и других подобных случаев аннулирования сделки;
- Возникновении условий для применения налоговых льгот.
Урегулирование такого рода ситуаций предполагается производить путем составления исправленных счетов-фактур или выставлении дополнительных.
Подача исправленного ЭСЧФ означает признание ранее поданного счета недействительным. Выставление дополнительного счета-фактуры будет производиться для корректировки заявленных сумм в большую или меньшую сторону. Таким образом, оформление ЭСЧФ с отрицательной суммой НДС также возможно.
Вопрос исправления уже поданных счетов-фактур надежнее будет уточнять у сотрудников налоговых органов, также информация об этом размещена на сайте МНС РБ.
Предполагаемые трудности и перспективы при использовании ЭСЧФ
Как показал опыт введения электронного документооборота в других областях, пользователи не сразу приспосабливаются к новым условиям. В некоторых случаях это оказывается неудобно из-за отсутствия у организаций технических возможностей. Иногда новые способы не могут в полной мере заменить уже сложившуюся систему. Это приводит, фактически, к необходимости дважды делать одну работу. Кроме того, работа с порталом электронных счетов-фактур требует постоянной и надежной связи, что есть не всегда и не у всех. Стоит напомнить, что некоторые организации, находящиеся в трудном экономическом положении, не имеют ресурсов, в том числе человеческих, для любой реорганизации работы. На многих сельхозпредприятиях учет ведут бухгалтеры пенсионеры на калькуляторах и счетах вообще без всякой компьютеризации. И это, нужно признать, наиболее надежный вариант при периодически повторяющихся отключениях электроэнергии за неуплату и задержках по зарплате.
Также новое положение ставит покупателя в зависимость от правильности работы продавца. Если ответственность составителя ЭСЧФ перед государством четко определена, то для покупателя оказывается значительно сложнее взыскать с продавца возможный ущерб при неправильном определении НДС к зачету.
Не стоит забывать, что изрядное число документов бухгалтерии оформляют или заменяют «задним числом». В большинстве случаев, это происходит не ради незаконной выгоды, но для приведения в порядок системы учета. Теперь проводить такие операции становится затруднительно. Можно предположить, что нововведения осложнят деятельность по «отмыванию денег» и теневого оборота вообще. Однако, у этой части предпринимателей ресурсы для приспособления к ситуации обычно находятся.
Вероятно, главной выгодой от введения электронных счетов-фактур для государства будет возможность в режиме реального времени отслеживать большинство хозяйственных операций.
Электронные счета-фактуры в 2019 году могут применяться наравне с бумажными, но для того, чтобы начать с ними работать, нужно выполнить ряд требований. Об особенностях применения этих электронных документов расскажет наша статья.
О переходе на электронные счета-фактуры
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.
ВАЖНО! Возможность применения электронных счетов-фактур закреплена в п. 1 ст. 169 НК. Новый формат электронных счетов-фактур утвержден приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, а порядок их выставления — приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
- Согласовать с контрагентами возможность обмена электронными счетами-фактурами, предварительно проверив наличие у сторон технических возможностей (п. 1.4 приказа № 174н).
- Получить квалифицированную электронно-цифровую подпись (письма Минфина РФ от 12.09.2016 № 03-03-06/2/53176, ФНС РФ от 19.05.2016 № СД-4-3/8904) в удостоверяющем центре, выполняющем функции в соответствии с законом «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ.
- Заключить договор с одним из операторов электронного документооборота (п. 1.3 приказа Минфина № 174н, приказ ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@) — их перечень размещен на сайте ФНС .
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Как работать с электронными счетами-фактурами
Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.
При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.
ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).
Можно ли, составив покупателю счет-фактуру на бумаге, себе сделать электронный экземпляр? В сентябре 2017 года ФНС РФ, согласовав свою позицию с Минфином РФ, дала положительный ответ . Отметим, что ранее Минфин высказывался данному вопросу отрицательно .
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Итоги
Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.
Напомним, что электронный счет-фактура, так же как и его бумажный вариант, является основанием для принятия к вычету сумм НДС , предъявленных продавцом покупателю (п. 1.2 Порядка).
Оператор электронного документооборота
Оператор электронного документооборота счетов-фактур это организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур (ЭДО).
Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур это автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.
Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ → Представление налоговой и бухгалтерской отчетности → Электронные счета-фактуры → Перечень операторов электронного документооборота).
Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами, обслуживался у того же оператора. Важно только то, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО нужно выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.
В свою очередь, заключая договор с оператором, организация должна указать, согласна она или нет на передачу информации другому оператору (пп. «б» п. 2.1 Порядка).
Операторы ЭДО счетов-фактур, как посредники, решают сразу две задачи.
Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами контрагента, с которым она переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.
Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами. А это важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС России от 30 апреля 2015 г. № БС-18-6/499@).
Согласие сторон сделки
Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина России от 1 августа 2011 г. № 03-07-09/26).
Действия продавца
Чтобы выставить электронный счет-фактуру, в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:
- составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать его электронной подписью;
- отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.
Далее продавец получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры. В ответ на это подтверждение не позднее следующего рабочего дня он должен отправить извещение о том, что подтверждение получено.
Согласно Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. 2.7 Порядка). Отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательном порядке этого не требуется.
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж (утв. постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137), письмо ФНС России от 17 июня 2013 г. № ЕД-4-3/10769).
Действия покупателя
Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения.
Делать это нужно только в том случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. 2.9, 2.12 Порядка).
В книге покупок электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).
Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.
Как исправить электронный счет-фактуру
Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры.
Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка).
Порядок дальнейших действий сторон аналогичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.
Кстати, по мнению Минфина, если оформлен электронный счет-фактура, корректировочный к нему можно составить на бумаге (письмо от 7 февраля 2018 г. № 03-07-09/7269).
Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры
Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке.
При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (письмо ФНС России от 7 мая 2014 г. № ГД-4-3/8815).